従業員に関する73項目もの「詳細なデータ」を監視する、生産性を追跡するMicrosoft 365の新機能の導入は、当初このテクノロジー企業にとって好機となるはずだった。しかし、それはたちまち悪夢へと変わった。10月に発表され、11月にテクノロジー研究者のウルフィー・クリストル氏から激しく批判されたこの機能（Microsoft Productivity Score）は、今月大幅に縮小された。
この事件はマイクロソフトにとって恥ずべき出来事となり、同社の製品がユーザーから収集するデータについて、これまで以上に人々の意識を高めることになりました。これには、Slackに匹敵する生産性向上・コミュニケーションツールであるMicrosoft Teamsも含まれます。Microsoft生産性スコアの騒動を見て、Teamsが収集するデータに制限を設けたいと考えているなら、制御を取り戻す方法がいくつかあります。
チームのデータ収集
Microsoft Teamsは、Skype for Businessと同様に、アプリに関する3種類のデータを収集します。これらは、いわゆる「国勢調査データ」、「使用状況データ」、「エラー報告データ」です。いわゆる「国勢調査データ」には、デバイス、オペレーティングシステム、ユーザー言語に関する情報に加え、特定の個人に紐付けられないよう2回ハッシュ化（または保護）された特定のユーザーIDが生成されます。
一部のデータは標準で収集されますが、その他のデータは、企業との情報共有のオプトインまたはオプトアウトが必要です。国勢調査データはデフォルトで収集され、オプトアウトすることはできません。ただし、Microsoftは収集された情報によって組織や個人ユーザーが特定されることはないと強調しています。
さらに、Microsoftは、送信されたメッセージの数、参加した通話や会議の数、Teamsに登録されている組織名などの使用状況データを収集します。また、サービス向上のため、問題が発生した際にも追跡します。こうしたパフォーマンスの多くは、お客様が使用するすべてのアプリによって収集されます。
Microsoftは、ユーザーのプロフィールデータ（メールアドレス、プロフィール写真、電話番号など）と、会議内容（共有ファイル、録画、トランスクリプトなど）も収集し、ユーザーの個人的な使用のためにクラウドに保存します。これらのデータは、「ユーザーがMicrosoft Teamsの使用を停止するか、個人データを削除するまで」Microsoftによって保持されます。個々のユーザーの場合、データはユーザーがローカルバージョンのデータを削除してから30日以内に削除されます。
あなたのデータは合法的にどこに保存されますか?
Teamsは世界中で事業を展開しており、データの取り扱いに関する基準が異なる管轄区域にまたがっています。個人データが物理的に保管されている場所を確認するには、Microsoft 365管理センターにアクセスし、「設定」>「組織プロファイル」の順にクリックし、「データの場所」まで下にスクロールしてください。
上司が見ることができるもの
Microsoftは、企業の管理者が従業員のTeams利用状況を把握できるようにもしています。Microsoft 365管理センターとは別のMicrosoft Teams管理センターを利用することで、企業は「利用パターンをより深く理解し、ビジネス上の意思決定を支援し、トレーニングやコミュニケーション活動に役立てることができる」とMicrosoftは主張しています。管理者は最大19種類のユーザーアクティビティデータを確認できます。
しかし、一部の人にとっては、これはあまりにも押し付けがましい。管理者は理論上、個々のユーザーのTeams利用状況に関するレポートを作成できる。レポートには、ユーザーが特定の日に投稿したメッセージの数、ビデオ通話や音声通話に費やした時間、メッセージを読んだが返信しなかったかどうか、Teamsで最後にアクティブだった日時などが含まれる。ユーザーが会社の管理者によるこうしたデータ収集をオプトアウトする方法はないようだ。しかし、多くの企業はこの種のデータが利用可能であることに気づいていないようだ。
通知を静かにする
大量の通知が大量に届くチームでは、画面右下に通知が大量に表示され、集中力が低下し、モニターの5分の1が使えなくなることもあります。通知を受け取る理由を再設定することで、チームの管理を効率化できます。チームの右上にある3つの点をクリックし、「チャネル通知」を選択して、通知を完全にオフにするか、「カスタム」を選択してください。
まずは「すべての新しい投稿」をオフにして、静かに過ごしましょう。また、チャンネルメンション（@チャンネル名を使ってチャンネルにタグ付けされたユーザー）の表示設定を「バナーとフィード」から「フィードにのみ表示」に切り替えて、煩わしいポップアップを非表示にするのも良いでしょう。
Teams のもう一つの悩みの種は、事前に設定された会議に招待されたり、会議の途中で退席したりしたにもかかわらず、進行中の会議のチャットボックスにメッセージが入力されるたびに通知が届くことです。この記事の執筆時点では、これはユーザーから問題として指摘されていましたが、まだ有効な解決策は見つかっていません。一時的な解決策としては、ステータスを「応答不可」に変更し、すべての通知を非表示にするというものがあります。Teams のメインページで自分のプロフィール写真をクリックし、「対応可能」まで移動して「応答不可」に変更することで可能です。
完全に連絡を絶つのが不安な場合は、通知のバリアを通して特定の人に通知を覗き見させるという方法もあります。「設定」＞「プライバシー」で「優先アクセスを管理」をクリックし、通知を受け取りたい相手の名前を入力します。上司に「無断欠勤」と思われたらどうしようと心配な場合に便利です。
アクセスを制限する
WhatsAppで多くの人が最初に行うことの一つは、既読通知をオフにすることです。個人的なチャットメッセージを見たらすぐに返信しなければならないというプレッシャーを感じないようにするためです。Teamsでも同じことができます。「設定」>「プライバシー」に移動し、「既読通知」のラジオボタンをオフにすれば、安心してじっくり考えることができます。
しかし、オンライン状態や何かを読んだことを他人に知られないようにするだけでなく、別の方法でアクセスを制限する必要があります。まだ設定していない場合は、組織にアカウントの多要素認証を有効にするよう依頼し、保護層をさらに強化しましょう。（言うまでもなく、強力で固有のパスワードとパスワードマネージャーの使用は必須です。）
上司の視線を逃れて仕事について話せる安全な場所が欲しいと思うこともあるでしょう。ウォータークーラーを囲んでのちょっとした雑談や、パブで世間話をするのと同じような、デジタル版です。会社が情報を見ることのないよう、会社が管理していない別のアプリやサービスを使うことをお勧めしますが、Teamsでもある程度プライバシーを確保できます。
プライベートチャンネルの設定は、特定のチームのメンバーであれば誰でも可能で、アクセスをチーム内の特定のメンバーのみに制限できます。選択したチームのチャンネルセクションに移動し、3つの点をクリックします。「チャンネルを追加」を選択し、「プライバシー」の「プライベート」を選択します。チームに追加したいメンバーを最大250人まで選択できます。プライベートチャンネルにメンバーを追加または削除できるのはチャンネル作成者のみで、プライベートチャンネルで送信されたファイルやメッセージはチャンネル外のユーザーがアクセスすることはできません。ただし、仕事用のシステムやネットワークで行ったすべての行動は、あなたまで追跡される可能性があることにご注意ください。
この記事はWIRED UKで最初に公開されました。
