フレームリー / WIRED
オープンプランのオフィスは素晴らしいはずでした。アイコンタクトとコラボレーション、自発的な創造性と人との繋がり、明るく開放的な空間、そして皆でティータイムを楽しめる、そんなオフィスが約束されていました。しかし、結局は、必死に集中しようとする忙しい人たちでいっぱいの、騒がしい部屋になってしまいました。
これは大きな問題です。自分の考えよりも他人の会話の方がはっきりと聞こえてイライラするだけでなく、こうした雑音が生産性を著しく低下させるからです。「多くの研究で、18分間集中して仕事ができるフロー状態、つまりディープワークに入らなければ、仕事の効率は上がらないと言われています」と、仕事の未来を専門とする経営コンサルティング会社UnWorkのCEO、フィリップ・ロス氏は言います。しかし、そのような途切れることのないワークフローは、オープンプランの環境では稀です。「人々の集中力を奪っているのです」
フィンランドのトゥルク応用科学大学の研究グループリーダー、ヴァルテリ・ホンギスト氏は、20年間にわたりオープンプランオフィスの音響を研究してきました。彼は、「非常に集中力を要する仕事をしている場合、聞き取れる会話を聞くとパフォーマンスが10%低下します」と結論付けています。「しかし、言葉が聞こえない場合は、パフォーマンスは全く低下しません。」
生産性が10%低下することは、企業にとって無視できるものではありません。それは莫大な費用の無駄遣いです。そもそも、オープンプランオフィスを選択することで節約しようとしていたお金かもしれません。
「オープンプランオフィスが人気になったのは、企業にとって従業員を詰め込むコストが安くなるからです。難しいですね」とクレア・シェパードは言う。「でも、長期的に見てどれだけ安くなるのかは分かりません。」シェパードはSeedsの創業者兼マネージングディレクターだ。同社は現在、オープンプランオフィスの柔軟性を求めつつ、従業員の集中力も維持したい企業にポッドを販売している無数の企業の一つだ。
ここで言う「ポッド」とは、小さな独立したオフィスのことです。その形状は様々です。中には透明な箱型のものもあり、一人で電話をかけるのに十分な大きさです。中には、テーブルと椅子が備え付けられていて、一人で仕事をしたり、グループで短い会議をしたりできる、より広いものもあります。どのポッドにも共通しているのは、オープンプランのオフィスでありながら、そこで仕事をすることもできるということです。
シェパーズポッドは、まるで巨大な種のような見た目で、6人がテーブルを囲んで座れるほどの豪華なテーブルの一つです。しかし、このポッドは私たちのオープンプランの問題を解決するのにどれほど効果的なのでしょうか？
答えは？それは状況によります。
オープンプランと生産性の問題の深刻さを考えると、ポッドはかなりの効果を発揮する可能性があるが、騒音が反射する余分な表面になってしまう可能性もある。
「ポッドがあるのは、ポッドがないよりはましです。そう言いましょう」と、オークランド工科大学で組織行動学と労働心理学を専門とする准教授、レイチェル・モリソン氏は言います。「選択肢が全くないよりは、間違いなくましです。」彼女はオープンプランオフィスに関する研究で、従業員に多様な選択肢を与えることが重要だと発見しました。「誰もが自分のオフィスを必要としているわけではありません」と彼女は言います。「静かでプライバシーが確保され、邪魔されない環境を実現する方法はたくさんありますが、慎重に行う必要があります。」
企業によって目標や役割は異なり、従業員一人ひとりの好みの職場環境も異なるため、万人に当てはまる万能の解決策はありません。「一番良いのは、従業員が自分の仕事と働く空間を一致させる機会が多ければ多いほど良いのです」とモリソン氏は言います。
企業の仕事は、社員を分析し、社員が最大限の生産性を発揮できるように、ニーズに合ったスペースを提供することです。ロス氏はこれを「アクティビティ ベース ワーキング」と呼んでいます。ポッドはこれに当てはまりますが、唯一の選択肢ではありません。「オープン プランのオフィス デスクかポッドのどちらかを使わなければならないと言うのではなく、より良い解決策は、社員の活動をもっとよく考えて、それらの活動のためのスペースを作ることです」と彼は言います。例えば、重要な仕事をこなす必要があるときに誰もが確実に静寂を求めて行ける、社内の図書館。あるいは、エアコン完備の、予約可能な本物のオフィス スペース。「ポッドはこのツールボックスの 1 つの要素です」とロス氏は言い、15 分間の短い電話にはポッドが適していると示唆しました。「立っているので健康にいいです。でも、2 時間の会議にポッドを使うと言われたら、あまり面白くなくなります」。
これらのポッドの最も実用的な用途は、通話のようです。オフィス全体に迷惑をかける大音量の電話の音をミュートできれば、大きな効果があります。しかし、防音性能に関しては、すべてのポッドが同じように作られているわけではありません。ホンギスト氏によると、中にいる人の騒音を30デシベル低減できるポッドが必要とのことです。「オープンプランのオフィスでは、30デシベル低減すれば、中の人が何を話しているのか聞こえなくなります」。それ以下のポッドでは、お金を無駄にしてしまうことになります。
しかし、大音量での通話はすべてのオフィスで問題になるわけではありませんし、必要がなければポッドを購入する意味もありません。まずは、従業員のニーズを分析することです。コンサルティング会社は営業チームとスペースを共有していますか？その場合、スタンドアップ式の電話ブースを複数設置する投資は価値があります。しかし、デザインエージェンシーの場合は、生産性を高めるためにスクリーンが必要なため、これでは問題は解決しません。テーブル、ノートパソコン用コンセント、インターネット接続を備えた大型のポッドを複数設置すると良いでしょう。しかし、従業員の大半が静かな作業スペースを必要としている場合は、図書館への投資の方がより効果的かもしれません。
ポッドが必要だと判断したなら（おそらくそうでしょう）、良いものを選ぶようにしましょう。「質の悪いポッドを買っても満足できないでしょう」とホンギスト氏は言います。「便利だと感じるには、高品質でなければなりません。」彼が言っているのは、ノイズキャンセリングと快適性についてです。ポッドが居心地の悪い場所であれば、人々は使わず、生産性の向上も得られません。
ちょっとした工夫で大きな違いが生まれます。ロス氏は、空気の質を監視するセンサーや、ポッドが少し臭くなったら警告するライトを追加することを提案しています。シェパード氏によると、彼女のSeedpodsはBluetooth接続でポッド内部全体をスピーカーに変えることができ、Seedsのクライアントであるユニバーサルミュージックにとって非常に便利です。選ぶポッドがあなたにとっても同じように便利なものであることを確認してください。
もちろん、ポッドは完璧な解決策ではない。「最善の選択肢は、建物がユーザーのニーズに合わせて設計され、個室が必要な人には個室が与えられることです」とホンギスト氏は言う。しかし現実的には、オープンプランオフィスのトレンドを取り入れているのは企業だけでなく、ビルのオーナーもそうであるため、私たちは行き詰まっている。「彼らは、次のユーザーに貸し出すのが難しいため、もはや閉鎖的なオフィスを作りたがりません」と彼は付け加え、スペースを調整するのは個々の企業に委ねられている。「オープンプランオフィスでプライバシーや集中力の問題を解決する必要がある場合、ポッドが最も効率的な方法です」と彼は言う。
キャリアアップを目指していますか？最新のテクノロジー関連求人情報はWIRED Hiredをご覧ください。
この記事はWIRED UKで最初に公開されました。
