いいえ、Zoomである必要はありません

2021年6月18日午前1時

私たちは非効率的なビデオ通話に何時間も費やしています。Zoomを使うべき時と、そうでない時を見極める方法をご紹介します。

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スラヴィヤ・アタルリのデザインスタジオは、パンデミック中に立ち上げられた数多くの新規事業の一つです。アタルリ氏は新型コロナウイルス感染症と渡航禁止措置により香港に閉じ込められていたため、このスタジオは香港で設立されました。スタジオの従業員6名は、インド、香港、そしてアメリカと世界中に散らばっています。そのため、Zoomで毎日ミーティングを行い、同僚と連絡を取り合い、パンデミック中の生活や仕事の様子を確認するのは理にかなったことでした。

この会社は並外れた存在です。2019年10月から2020年10月までの間に、Zoomでの通話時間は3兆3000億分（630万年）に達しました。これは、その前の12ヶ月間の970億分（18万4000年）から大幅に増加しています。新型コロナウイルス感染症の影響でオフィスから出られなくなった私たちは、Zoom、Microsoft Teams、Google Hangoutsといったツールに頼るようになりました。

しかし、しばらくすると、アタルリとスタッフはZoomに飽き始めていました。Wi-Fiの遅延、オーディオドライバーの不具合、ウェブカメラが時々起動しないなど、数々の技術的問題に苛立ちを募らせていました。また、毎日カメラの前に立つことにも不満を募らせていました。お互いの顔が見れるのが嬉しいので、ビデオ通話を使うのが習慣になっていたのです。「Zoomが私たちにとってマイナスになっていることに気づき始めました」と彼女は言います。「そもそも会議なんて必要なかったんです。正直言ってメールの方が効率的だし、一日中Zoomでチャットしてたらみんな疲れ果てていましたから。」

彼女だけではありません。Zoom革命に飛び込んだ企業は、1年以上経った今、ウェブカメラをいつ、どのようにオンにするかを再考し始めていることが、事例証拠から明らかになっています。「過去15ヶ月で明らかになったのは、会議室からダイニングルームへビデオ会議を移すだけでは、従業員が新しい働き方に期待するものを実際には実現できないということです」と、Slackの英国代表スチュアート・テンプルトン氏は述べています。Slackは明らかに、Zoomよりも自社のサービスをより多くの人々に利用してもらいたいと考えています。

学術研究では、ビデオ通話に飽き飽きしている4つの理由が指摘されています。スタンフォード大学教授で、スタンフォード・バーチャル・ヒューマン・インタラクション・ラボの創設ディレクターを務めるジェレミー・ベイレンソン氏によると、まず第一に、私たちは不自然に多くのアイコンタクトを強いられるため、疲れてしまうことがあるそうです。また、何時間も自分の顔と向き合わなければならない（たとえじっと見つめずにはいられないとしても）ことでもストレスを感じています。ベイレンソン氏は、これを一日中鏡で追いかけられているようなものだと例えています。

常にフレームの中心（そして焦点）に留まる必要があるため、私たちはそれほど動き回っていません。例えば、電話をしながら歩くと認知能力が向上するという研究結果もあります。そして最後に、ビデオ通話では、目を回したり、かすかに頷いたり、視線を画面外のもっと興味深いものに移したりといった非言語コミュニケーションを捉えるのが難しいため、相手が何を感じ、何を言おうとしているのかを理解するために、私たちの脳はより多くのエネルギーを消費することになります。（Microsoft Teamsに関わる研究者を含む多くの研究者が、この問題を解決しようとしています。）

従業員エンゲージメント会社The Engagement Coachの創業者、アムリット・サンダール氏は、ここ数ヶ月、Zoomの使用を大幅に減らし、コンピューター画面を共有する必要がある場合にのみ使用しています。「共同で考えたり探究したりする必要がある仕事では、昔ながらの電話を使います」と彼は説明します。「聞き手が相手の背景ではなく、話の内容に集中できるため、集中力が高まることが分かりました。」サンダール氏によると、彼自身も従業員も、ビデオ通話よりも電話の方が長時間集中できるそうです。

しかし、依然として完全にリモートでスタッフの採用と研修を行っている企業にとって、親しみやすい顔を見て、名前と結びつけられることは重要です。「二人が既によく知っているのであれば、それほど多くの情報を持つ必要はないかもしれません」と、ユニバーシティ・カレッジ・ロンドン経営学部でビジネス心理学を研究する准教授、チア・ジョン・ツァイ氏は言います。「しかし、初めて会う場合や、おそらく複雑な問題を話し合う必要がある場合、視覚的な情報を通して伝えた方が分かりやすい側面もあると思います。」

Zoomの経営陣自身も、あらゆる状況に最適というわけではないことに同意しています。「ビデオ通話は必ずしも万能ではありません」と、Zoomの英国・アイルランド責任者であるフィル・ペリー氏は認めています。「ビデオ会議が始まって1年以上経つと、メッセージで質問するシンプルさとスピードを忘れてしまい、Zoom通話を無意識に選んでしまう人がいます。」

バーチャル会議疲れは「現実的で自然な問題」だとペリー氏は述べ、連続したリモートビデオ通話が生産性に悪影響を及ぼす可能性があることを認めている。Zoom自身も毎週水曜日に社内でのビデオ通話を禁止しており、会議中に音声のみの休憩に切り替えることを推奨している。これは、通常のビデオ会議の繰り返しを中断し、スタッフが監視されていると感じないようにするためだ。

ビデオ通話を禁止する日を設けることは、ダブリンのスタートアップ企業Fiidを含む多くの企業で実践されています。「会議が多すぎて、時間がないことばかり話していました。実は、私たちはみんなそのために給料をもらっているんです」と、月曜日のZoom通話を禁止したFiidのCEO、シェーン・ライアン氏は説明します。「時間を区切ることで、誰もがただ何かをするだけでなく、考え、創造力を発揮する時間と自由を持つことができます」と彼は言います。「素晴らしいアイデアは、時間に追われているときや、30分で終わらせなければならないと感じているときには生まれません。」

Zoom自体は従業員との連絡にチャット機能を使用していますが、他の組織ではSlackなどのプラットフォームが使用されています。「パンデミックは、チーム間に存在する神経的多様性を改めて認識させる良い機会にもなりました」とテンプルトン氏は言います。Slackでは、企業が数日間にわたるブレインストーミングにSlackアプリを使用し、スレッドでアイデアを追加しているのを目にしています。「これにより、普段はZoomでは少し物静かな人たちも、自分の考えを整理し、より積極的に参加する機会が得られたのです」とテンプルトン氏は言います。

しかし、いつZoomを使うのが最適で、いつ全く別のものを使うべきなのかを、どうやって判断すればいいのでしょうか？アタルリ氏は通常の議題会議には今でもZoomを使っていますが、スタッフにビデオをオンにするよう義務付けていません。プロジェクトの要項はメールで共有され、1対1の会議は電話のみで行われます。「マネージャーに見つめられていない方が、実際に安心して打ち明けられる人もいることが分かりました」とアタルリ氏は言います。電話、またはデジタルプラットフォームを介した非ビデオ通話も、Slackでより多く使用されています。「私が送るバーチャル会議の多くでは、招待状にビデオは任意であるという注意書きが付いており、参加者がカメラの前で話すかどうかを自分で決められるようになっています」とテンプルトン氏は言います。

ビデオ通話によって私たちの働き方が大きく変化したのは、質問や懸念事項に即座に対応できる必要性です。上司からSlackで「5分でZoomでちょっと話せる？」と連絡が入った時の、背筋が凍るようなゾッとする感覚（そして頭の中を駆け巡る様々な思考）は、社員なら誰もがよく知っているはずです。マネージャーの前に立たされ、迅速な返答を求められると、人は途方に暮れてしまいます。一方、パンデミック以前のオフィス環境では、質問の答えが分かった後、自分の時間で返信できるメールを受け取っていたかもしれません。「チャット機能やコラボレーションツールは、より迅速な対応と、より効率的な仕事の遂行につながります」とペリー氏は言います。

非同期コミュニケーションの機会を取り戻すことは不可欠だとテンプルトン氏は考えている。SlackユーザーがLoomなどのツールを使って、プロジェクトのスプリントや全員参加のアップデートのための短い動画を作成し、従業員が仕事の準備ができた時にまとめて見られるように共有しているとテンプルトン氏は耳にしている。

そのため、専門家は、Zoom通話は、大量の情報を伝え、議論を促すことが期待される、全社的な大規模な最新情報共有や一日の始まりのミーティングに限るべきだと提言しています。「会話が本当に重要なことを伝える必要がある場合、つまり、相手からフィードバックをもらいたい場合、長い時間をかけてメッセージを入力するよりも、会話をする方が時間効率が良いかもしれません」と、ユニバーシティ・カレッジ・ロンドンで人間相互作用学の教授を務め、デジタル時代の仕事とウェルビーイングを研究するアンナ・コックス氏は述べています。

2人だけの個人的な会議は、電話に切り替えた方が簡単かつ効率的です。これにより、働く親は会議前にダイニングルームの片隅を片付ける必要がなくなります。また、Slackなどのアプリを使えば、質問や確認を素早く行うことができます。大規模なプロジェクトは、CCをうまく活用することで、メールで管理できます。

しかし、従業員にとって最適な方法を見つけるのは困難です。「ツールが多すぎて、どのツールをどの状況で使うべきかという指示がないため、状況は複雑になっています」とコックス氏は言います。「私たちは、これらのツールが何であるか、そしてどのように最適に活用できるかを検討しています。」メールを廃止し、Slackのみを使用している組織もありますが、複数のチャンネルを活用し、さらにビデオ通話も活用している組織も数多くあります。従業員へのメッセージ伝達方法を決める際、コックス氏はシンプルなアドバイスをしています。「従業員が自分の時間を自分のものではないと感じないように、自分の行動をコントロールしているという感覚を与える方法を考えましょう。」

2021年6月29日 13:00 GMT更新：Chia-Jung Tsay氏の役職がこの記事に正しく追加されました。

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