あらゆるファイルをパスワードで保護する方法

メールの転送、机の上に置き忘れられた USB スティック、あるいは権限のないユーザーがコンピューターにアクセスしたなどにより、ファイルが意図しない人の手に渡ってしまう可能性はいつ発生するかわかりません。

もしそうなってしまった場合、あなたのデータと、それを見られたくない人との間に立ちはだかるのはパスワード保護だけです。これは、非常に機密性の高いファイルに、それほど手間をかけずにセキュリティをさらに強化できる手段です。

具体的な方法は、ファイルの作成に使用したソフトウェアによって異なります。パスワード保護機能が組み込まれているアプリケーションもありますが、そうでない場合は、別の方法でファイルをロックする必要があります。

Microsoft Word、Excel、PowerPoint

Microsoft Windows の「ドキュメントの暗号化」ウィンドウのスクリーンショット

Windows版Word、Excel、またはPowerPointで、パスワードで保護したいファイルを開き、「ファイルと情報」を選択します。次のリストの上部に「保護」オプションが表示されます。このボタンをクリックし、「パスワードで暗号化」を選択して、パスワードを入力します。

パスワードは最大 15 文字までで、大文字と小文字が区別されるため、入力する内容を再度確認してください。ドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションのパスワードを忘れた場合は、元に戻すことができず、最初からやり直す必要があります。

macOS で Office をご利用の場合は、手順が少し異なります。上部のリボンメニューで「校閲」タブを開き、 「保護」ボタンをクリックしてパスワードを入力します。（ボタンのラベルは、使用しているプログラムによって多少異なります。）

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド

Google ドライブにはパスワード保護機能はありません。これは、ファイルはすでにパスワードで保護されているからです。パスワードは、ログインしてドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを表示するために使用する Google アカウントにリンクされています。

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドからファイルを共有する場合（作業中に右上隅の大きな [共有]ボタンを使用）、特定のユーザーを招待してファイルを閲覧してもらうか（メールアドレスを使用）、誰でも使用できるリンクを生成することができます。

セキュリティを最大限に高めるには、前者のオプション（個々のユーザーを招待する）をお勧めします。つまり、共有したファイルを閲覧する前に、相手は自分のGoogleアカウントのパスワードでログインする必要があり、パスワード保護がさらに強化されます。

Apple Pages、Numbers、Keynote

Appleのオフィスアプリケーションをご利用の場合、パスワードの設定は非常に簡単です。Pages、Numbers、またはKeynoteでファイルを開いた状態で、「ファイル」を選択し、「パスワードを設定」を選択してパスワードを設定してください。

Microsoft Office の場合と同じ警告が適用されます。パスワードを思い出せない場合は、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションにアクセスできなくなります (そうでないと、ハッカーも侵入できるようになります)。

パスワードダイアログの「Touch IDで開く」チェックボックスに注目してください。これにより、macOSのTouch ID対応キーボードを使って保護されたファイルを開くことができるようになり、毎回パスワードを入力する手間が省けます。

その他のファイルの保護

パスワード保護に関して、すべてのアプリケーションを網羅することはできませんが、使用しているプログラムを調べてみると、ファイルを保存するときにこの形式の追加セキュリティが提供されていることがわかるかもしれません。

そうでない場合でも、いくつか選択肢があります。クラウドストレージロッカー（Googleドライブなど）にファイルを保管するのも一つの方法です。これらのサービスでファイルを共有するには、通常、ユーザー名とパスワードを入力してログインする必要があるため、ファイルは安全に保管されます。

場合によっては追加機能があります。例えばDropboxの場合、Web上のフォルダ共有パネルで「設定」をクリックし、「アクセス権を持つユーザー」を「パスワードを知っているユーザー」に変更すると、アクセスには固有のURLとパスワードの両方が必要になります。

別のオプションが必要な場合は、安全に保管する必要があるファイルを含む、パスワードで保護されたアーカイブを作成します。たとえば、7-Zip は、パスワードで保護されたアーカイブを作成できる Windows 用の無料ツールです。

ファイルが外付けハードドライブに保存されている場合は、ドライブ全体を暗号化し、パスワードを追加して不正アクセスから保護することができます。Windows では、ファイルエクスプローラーでドライブを右クリックし、[BitLocker を有効にする]を選択します。macOS では、ディスクユーティリティを使用します。

VeraCrypt（WindowsとmacOSの両方で無料）などのサードパーティ製アプリケーションも、ドライブを暗号化し、同時にパスワード保護を追加できます。機密データをポータブルストレージデバイスに保存する場合は、VeraCryptが賢明な選択です。