緊急時に仕事をオフラインにする方法

私たちの多くはここ数ヶ月、在宅勤務を続けています。おそらく、少なくとも一度はインターネットがダウンしたり、インターネットサービスプロバイダーに連絡して接続の不具合を確認したりしたことがあるでしょう。リモートワークで心配なのは、ISPのダウンだけではありません。暖かい時期には停電が頻繁に発生し、コーヒーをこぼしただけでも、予告なく大切なWi-Fiが使えなくなることがあります。

これらの脅威から完全に身を守ることはできませんが、少なくとも乗り越えるための、あるいは乗り越えるための準備はできます。ホームオフィスのハードウェアのことを考えるかもしれませんが、それはそれで構いません。しかし、使用しているソフトウェアについても検討する必要があります。よく使うプログラムの多くは、オフラインでも特に調整することなく問題なく動作します。そこで、これらのプログラムが問題なく動作するように設定する方法をご紹介します。

Gメール

Gmailは驚くべきことに、オフラインでもかなりスムーズに動作します。インターネット接続がないとメールの送受信はできませんが、古いメッセージを検索したり、新しいメッセージを作成したりすることは可能です（そして、接続が回復したらすぐに送信できます）。

Web ブラウザで、歯車アイコン (右側) をクリックし、[設定]と[オフライン] の順にクリックして、 [オフライン メールを有効にする]チェックボックスをオンにし、コンピューターに同期するメッセージの日数 (7、30、または 90) を選択します。

Googleドライブ

オフライン モードでは、Google ドライブを使用してドキュメント、スプレッドシート、スライドを作成、表示、編集することができ、インターネット接続が回復すると変更内容がクラウドに同期されます。

ただし、まずいくつか準備が必要です。ウェブ上のGoogleドライブで、歯車アイコン（右上）をクリックし、「設定」と「全般」を選択します。 「オフライン」のチェックボックスがオンになっていることを確認すると、ドライブがローカルパソコンとのファイルの同期を開始します。

Googleは同期されるファイルの正確な数を明らかにしていませんが、私たちの経験では、最新のものから順に少なくとも1か月分は同期されます。インターネット接続なしで特定のファイルを確実に利用できるようにするには、ファイルを右クリックし、「オフラインで利用可能」のトグルスイッチをオンにしてください。また、Gmailの容量が不足している場合は、本当に必要なファイルだけに絞り込むためのヒントをいくつかご紹介します。

iCloud

AppleのiCloudプラットフォームは、Macの空き容量が少なくなり始めると、古くて使用頻度の低いファイルをMacから削除し、クラウドにコピーを保存して、必要に応じてダウンロードします。このファイルの削除を回避したい場合は、「システム環境設定」を開き、「Apple IDとiCloud」をクリックし、「 Macストレージを最適化」のチェックボックスをオフにしてください。

このオプションを有効にしたまま、ファイルを手動でダウンロードしてオフラインでも利用できるようにすることもできます。デスクトップまたはFinderの書類フォルダでファイルを右クリックし、「今すぐダウンロード」を選択してください。最近ファイルを開いたり編集したりした場合は、自動的にダウンロードされます。

ワンドライブ

iCloudと同様に、MicrosoftのOneDriveクラウドストレージツール（Windowsに内蔵）では、ローカルドライブの空き容量を増やす必要がある場合、ファイルをオンラインで移動できます。この機能は「ファイルオンデマンド」と呼ばれています。ファイルはファイルエクスプローラーに表示されますが、実際にファイルを編集する必要があるまで、データはそこに保存されません。

ファイルがローカルとクラウドの両方に保存されていることを確認するには、ファイルエクスプローラーを開き、OneDriveフォルダに移動します。オフラインアクセスが必須のファイルまたはフォルダを右クリックし、「このデバイスに常に保存する」オプションにチェックが入っていることを確認します。チェックが入っていると、ファイルまたはフォルダの横にあるアイコンに緑色のチェックマークが表示されます。

ドロップボックス

クラウドストレージプログラムを一つ一つ取り上げることはできません。お使いのアプリケーションのヘルプやサポートリソースでオフラインモードがあるかどうかを確認すればいいのですが、Dropboxは人気の高いサービスなので、ここでも触れておく価値があります。OneDriveと同様に、Dropboxはスマートシンクと呼ばれる機能を使ってファイルをウェブに「オフロード」できます（ただし、この機能は有料プランに加入している場合のみ利用可能です）。

通知領域（Windows）またはメニューバー（macOS）の Dropbox クライアントで、プロフィール写真をクリックし、「環境設定」を選択します。「同期」タブでスマート シンクのオン/オフを切り替えることができます。すべてのファイルを常に利用できるようにしたい場合は、オフにしておいてください。オンのままにして、特定のファイルとフォルダがローカルに保存されていることを確認することもできます。これを行うには、エクスプローラー（Windows）または Finder（macOS）でファイルとフォルダを右クリックし、「スマート シンク」を選択してから「ローカル」を選択します。

ポケット

Pocketは、ウェブ上で最も優れた「後で読む」サービスの一つです。読む時間がない記事をすべて保存し、後で読めるように安全に保存できます。Pocketは必要に応じてオフラインでも使用できるので、何かを調べているときに重要なウェブページをいくつかPocketに保存しておけば、インターネットに接続していなくてもアクセスできます。

オフライン サポートを有効にするには、macOS 用の Pocket アプリ、Chrome 用の Pocket 拡張機能、または Firefox ブラウザー (Pocket が組み込まれている) が必要です。Pocket は、Mac および Chrome 内ではバックグラウンドで自動的に記事をダウンロードしますが、Firefox では、オフラインになっても記事が利用できるように、オンライン中に記事を開く必要があります ([ライブラリ]をクリックし、[Pocket リストを表示] をクリックします)。

スポティファイ

プレイリストへのオフラインアクセスは、仕事の書類へのオフラインアクセスほど重要ではないかもしれませんが、音楽は生産性向上に重要ですよね？ 特定のプレイリストをオフライン再生用に保存するには、macOS 上の Windows 用 Spotify アプリケーションでそのプレイリストを開き、「ダウンロード」トグルスイッチをオンにします。

右上の矢印をクリックし、 「設定」をタップすると、「オフラインストレージ」で曲のキャッシュ場所を確認できます。このオフライン機能は、自宅のWi-Fiが不安定な場合や庭で運動している場合、またインターネット接続が突然切断された場合などに便利です。

ネットフリックス

仕事が終わってNetflixでゆっくり過ごしたい時、インターネット接続が不安定だとせっかくのビンジウォッチングの計画が台無しになってしまいます。でも、Windowsを使っているならまだしも、Windows用のNetflixアプリをダウンロードして、映画や番組を事前にキューに登録しておけば大丈夫です（残念ながら、Macユーザーはまだ対応していません）。

すべての番組や映画がオフラインで視聴できるわけではありませんが、多くの番組や映画はオフラインで視聴できます。アプリのメニューから「ダウンロード可能」を選択すると、ダウンロード可能な番組や映画の一覧が表示されます。番組や映画の一覧ページに下向きの矢印が表示されている場合は、ローカルに保存できることを意味します。アイコンをクリックするだけでダウンロードが開始されます。

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