ゲッティイメージズ/WIRED
家族写真やお気に入りのマグカップは捨てましょう。毎日持ち帰る覚悟がない限り、植物を置くことは考えないでください。従業員にとって大きな悩みの種であるホットデスクは、徐々に職場を席巻しつつあります。
理由は簡単です。オフィスのデスクスペースの大部分は、欠勤、フレックス勤務、連続した会議などにより、毎日使われていません。つまり、同じ人数の従業員に対してデスクの数を減らすことができれば、コスト削減につながるという理屈です。結局のところ、オフィススペースは特に大都市では非常に高価で、イギリスのオフィスワーカーの年間平均不動産価格は4,800ポンドです。活用されていないオフィススペースは、イングランドとウェールズだけでも企業に年間100億ポンドの損失をもたらしています。
デロイトの統計によると、経費削減を目指す企業により、ホットデスクの需要は今年45％増加する見込みだ。
このアプローチを採用した企業の一つが、人材紹介会社Redholtです。マネージングパートナーのクリス・レドモンド氏は、オフィスが満員になることがなかったため、従業員をホットデスクスペースに移転することを決定しました。「収益性を重視していた当時、高コストが収益を圧迫していました」と彼は言います。レドモンド氏は、フレキシブルな働き方への移行によって従業員の満足度と生産性が向上したと主張しています。
もちろん、従業員が希望すれば自宅からサインインできる企業であれば、固定のデスクがないことは有効かもしれないが、大多数の企業はそうではない。英国の労働者の 80 パーセントは依然として月曜日から金曜日までオフィスに出勤している。
ホットデスクを導入した企業では、ワークステーションが不足しているように感じられます。従業員はToDoリストに取り組む前に、座る場所を探すのに時間を費やさなければなりません。ある調査によると、ホットデスク利用者は1日平均18分を、仕事場所を探すのに無駄にしていることがわかりました。
「朝一番に机を探すだけでも大変な作業です。特に、子供を学校や保育園に送った後に遅れて出勤する人にとってはなおさらです」と、労働組合ユニゾンのクリスティーナ・マカネア副事務局長は語る。「最初のメールを送信するずっと前から、ストレスレベルが上がってしまう可能性があるのです。」
ユニゾンは2012年、ホットデスクがまだそれほど普及していなかった時代に、ソーシャルワーカーを対象に調査を行いました。90%の回答者が、共有ワークステーションが士気に悪影響を及ぼし、ストレスレベルが上昇したと回答しました。柔軟性と効率性が向上したと感じたのはわずか15%でした。
ビジネス心理学者のジェス・ベイカー氏によると、ホットデスクはクライアントにとって最も一般的な職場のストレスの一つです。彼女は、ホットデスクによって競争意識が生まれ、席を確保しようと毎日早めに出勤する社員がいると考えています。また、ある日に誰が隣に座るかわからないため、社員がチームの一員であるという意識を持つのに時間がかかることもあります。また、秘密の会話を静かにできる場所を探している場合、残念ながらそうはいかないかもしれません。
「ホットデスクは一部の人にとっては適していますが、現場に出向いて、必要なものがどこにでもあるという安心感が必要な多くのスタッフにとっては悪影響を与える可能性があります」と彼女は言います。
共同作業が必要な人がどこに座っているかわからないと、生産性にも影響が出ます。メールやSlackでのやり取りに頼るよりも、同僚のデスクにちょっと立ち寄るだけで、質問がずっと早く解決できる場合がよくあります。しかし、相手が見つからなければ、それは不可能です。
調査によると、ホットデスクは不信感の高まり、職場での友人関係の減少、経営陣からのサポート不足という認識につながる可能性があることもわかっています。
オーストラリアのボンド大学で組織行動学の助教授を務めるリビー・サンダー博士は、ホットデスクは集中力に悪影響を与える可能性があると考えている。「現在、多くの職場では、音響の悪さと視覚的なプライバシーの欠如が大きな懸念事項となっています」とサンダー博士は述べている。
理学療法士のウィリアム・ケントン氏によると、デスクの共有は身体にも悪影響を与える可能性があるとのことです。腰痛などの筋骨格系の疾患は、欠勤の最大の原因の一つであり、英国では年間約700万日もの欠勤日数に上ります。毎日デスクを交換せざるを得ない場合、人間工学に基づいたデスクやスタンディングデスクが必要な人に確実に提供される保証はなく、この問題はさらに悪化するでしょう。誰かが病気の場合、キーボードやワークステーションを共有していると感染のリスクが高まります。
では、ホットデスクは、多くのデメリットがあるにもかかわらず、企業に多大なコスト削減をもたらすのでしょうか？答えはおそらくノーです。オフィススペースの節約は、従業員の欠勤を悪化させる可能性が高くなります。業務関連の病気だけで、毎年2,800万日もの労働時間が失われています。さらに、デスクを探すのに費やす時間は、従業員一人当たり年間平均2週間の無駄な時間となります。
とはいえ、ホットデスクが完全にダメだというわけではありません。サンダー氏は、騒がしいオープンプランのオフィスの音響対策を検討し、共同作業エリアとプライベートな作業エリアのバランスを適切に保つなど、雇用主はホットデスクを全員にとってより効果的なものにするためにもっと多くのことをできるはずだと考えています。「何百ものデスクが並ぶ広大なオープンプランのスペースは、誰にとってもメリットがない可能性が高い」と彼女は言います。
明確な柔軟な勤務方針を定め、備品を保管するためのロッカーを設置することで、問題の一部を軽減できる可能性があります。また、ホットデスクを導入する前にスタッフと話し合い、意見を共有できるようにすることも有効です。
しかし、多くの従業員にとって、この形式で働くという決断は既に下されています。ホットデスクが強制されている場合、できる唯一のことは、定期的に自分のデスクから離れることだとベイカー氏はアドバイスしています。
「同僚とランチタイムにデスクを離れることを約束しましょう。たとえブロックを一周するだけでも構いません」と彼女は提案します。「また、毎朝と毎晩、自分のストレスレベルをチェックし、自分の気持ちを認識することも重要です。もしオフィス環境が本当にあなたに影響しているなら、上司や他の同僚に相談し、状況を改善するために何ができるか検討しましょう。」
マッカニア氏は、ホットデスクの導入に懸念を抱いている従業員に対し、士気、モチベーション、生産性に潜在的に与える悪影響について雇用主に知らせるよう奨励している。
「ホットデスクは一見すると良いように見えますが、節約できる金額よりもデメリットの方が上回ってしまう可能性が高いでしょう。」
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この記事はWIRED UKで最初に公開されました。
