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Gmailの基本はもうお分かりですね。2004年から存在し、欧米では圧倒的なシェアを誇るメールプラットフォームです。しかし、もっと効率的に使える可能性は十分にあります。Gmailをもっと使いこなせるよう、もっと上手に使いこなせるように。複雑なメールエチケットの世界をうまく乗り越えられるよう、受信トレイをよりスマートに活用するための方法を詳しくご紹介します。
受信トレイゼロ
Gmailの話に入る前に、考えるべきことがあります。それは、受信トレイをゼロにすることです。受信トレイをゼロにするか、そうでないかのどちらかです。もしそれを実現したいのであれば、考え方とメールの扱い方を変える必要があります。
受信箱ゼロの考え方は、受信箱にメールを溜め込まないことです。受信箱は受信トレイとして機能します。メールをどう処理すべきかを考え、行動に移します。すぐに返信できるメールであれば、その場で返信します。もう少し検討が必要なメールは、ToDoリストに追加し、メール自体はフォルダに移動します。
重要なのは、メールを受信トレイに長期間溜め込まないようにすることです。Gmailのメイン画面は空のままにしておくのがベストです。メールを管理する方法は他にもたくさんありますが、受信トレイをゼロにするのは効率的で、かなりシンプルな方法です。実際に使い始めるには、受信トレイにある17,000件もの未処理メールを削除するなど、少し準備が必要ですが、一度使い始めると、その真の威力を発揮します。
可能な限りフィルタリングする
フィルタは、Gmailをもっと便利に使うためのツールです。簡単に言うと、フィルタとは、送信済みメールに適用できる一連の自動化ルールです。上司からのメッセージをハイライト表示したり、特定の件名の会話にラベルを付けたり、メールを受信トレイに一切送らないようにしたりできます。
フィルターはGmailの設定にあります。まず、フィルターの対象を指定する必要があります。フィルターのオプションには、送信元、件名、添付ファイルの有無、特定の単語を含むメールなどがあります。例えば、[email protected] 宛てまたは[email protected] からのすべてのメールをフィルターできます。
フィルタリングする対象を決めたら、次にどのようなアクションを実行するかを選択する必要があります。Gmailが真価を発揮するのはここです。Googleに指示すれば、これらのメールを自動的に重要としてマークしたり、ラベルを付けたり、スターを付けたり、削除したり、その他様々なオプションを実行させることができます。
Gmailの設定にアクセスしなくてもフィルターを作成できます。メールを開いたら、検索バーの下矢印をクリックすると、自動的にフィルターとして設定されます。その後、必要な操作を選択できます。また、メッセージ上部の3つの点を選択し、「これらのメッセージをフィルター」オプションを押すことでもフィルターを作成できます。
整理整頓する
Gmailのラベルは、受信トレイを整理するのに最適な方法です。カラフルな小さなアイコンがタグとして機能し、同じ件名のメールを1か所にまとめることができます。メールチェーンにラベルを適用すると、同じラベルが付いた他のすべてのメッセージと一緒に表示されます。これにより、関連するメッセージを1か所で簡単に確認できます。
Gmailの左側のメニューから、ラベルの色を変更したり、ラベルを削除したりできます。ラベルにマウスオーバーして表示される3つの点をクリックすると、メッセージリストにラベルを表示したり、ラベルリストでラベルの表示/非表示を切り替えたりできます。
Gmailの設定には、ラベル以外にもたくさんのカスタマイズオプションがあります。1ページに表示されるスレッド数を50件または100件に変更すれば、たくさんのメールを一か所にまとめて表示できます。また、全員への自動返信をデフォルトの動作に設定したり、送信をキャンセルするまでの時間を30秒に延ばしたり、自動表示を有効にして受信トレイを素早く確認したりすることもできます。自動表示を有効にすると、現在読んでいるメッセージをアーカイブまたは削除すると、次のメッセージが瞬時に開きます。
スケジュールとスヌーズ
Gmailの最新機能のうち2つは、メールのやり取りをより快適にします。1つ目は「送信予約」です。これはその名の通り、後で指定した日時にメッセージを送信できる機能です。Gmailの送信ボタンの横にある下矢印をクリックすると、メッセージを送信する日時を指定できます。
真夜中に異なるタイムゾーンにいる同僚にメッセージを送信する必要がなくなりました。また、受信したメッセージに即座に返信する場合に遅延を追加すると、メッセージの内容にそれほど熱心ではなかったことが伝わることがあります。
同様の状況では、スヌーズボタンを使うと、メールを受信トレイから特定の日時まで移動させることができます。Gmail内の時計アイコンをクリックすると、メールを確認する準備ができるまで、メールを延期するオプションが表示されます。スヌーズボタンを使えば、受信トレイの空き容量を常に確保できます。
拡張機能を入手する
職場でGmailをご利用の場合、Googleのビジネス向けソフトウェアサービスであるG-Suiteをご利用になる可能性が高いでしょう。G-Suiteには、多数のChrome拡張機能に加え、Gmailと連携できるアプリも提供されています。
これにより、既にご利用中のサードパーティサービスとの互換性を確保できます。Trello連携を追加すれば、カードやボードをメールに連携できます。Dropbox連携を追加すれば、Gmailにファイルを連携できます。Zoom連携を追加すれば、受信トレイでビデオ会議を行えます。
ショートカットを使いこなす
Gmailでは、キーボードショートカットを使うことで、他のどんなアドバイスよりも時間を節約できるでしょう。メールは基本的にキーボードで操作するものなので、マウスを使わずに受信トレイを操作できれば、生活が少し楽になります。
まず、受信トレイ表示中にCを押すと、新規メッセージの作成画面が開きます。Eを押すとメッセージがアーカイブされ、Bを押すとスヌーズメニューが開き、Ctrl+Kを押すとリンクが追加され、/を押すと検索メニューが開きます。その他の操作としては、Rを押すとメッセージへの返信が開始され、Nを押すと開いている会話の次のメッセージに移動し、Vを押すと「移動先」メニューが開き、事前に作成したラベルの下にメッセージを配置できます。
この記事はWIRED UKで最初に公開されました。
