まだ使っていないかもしれないSlackの便利な機能4つ

Slack は2013 年からオフィスや組織の円滑な運営を支えてきました。電子メールに完全に取って代わったわけではありませんが、共同作業を行うビジネスチームに確実に影響を与えています。

このソフトウェアは登場から10年以上、数多くの新機能を追加してきました。日々の慌ただしい仕事の中で、それらの機能をすべて把握していない方もいらっしゃるかもしれません。そこで、Slackに最近追加された最も便利な機能を4つご紹介します。

キャンバスからリストまで、これらのヒントを少なくとも1つ活用すれば、Slackの使い勝手が向上するはずです。節約した時間で、受信トレイを空にすることに意識を集中できるかもしれません。

キャンバスを作成する

ウェブまたはデスクトップでSlackを開き、左側の「その他」リンクをクリックして「キャンバス」を選択します。すると、Slack内で新しいドキュメントを作成できます。テキスト、画像、Slackの他のエリアへのリンク、ファイル添付などを組み合わせて使用できます。まるでGoogleドキュメントやNotionがSlackに組み込まれているような感覚で、キャンバスを様々な用途で活用できます。

最も基本的なレベルでは、参照する必要があるメモをいくつか書き留めるだけです。休暇中に不在の間、すべての作業がどのように進むかについて指示を残す必要がある場合、チャンネルや会話スレッドに残すのではなく、Canvasドキュメント内に保存できます。

リッチメディアやその他の要素を追加できるため、Canvasを簡単にアップグレードして、チームのニュースレター、製品概要、技術文書などを作成できます。Slack Canvas機能には、共有、タグ付け、コラボレーションツールが組み込まれているため、チームメンバーに簡単に編集権限を与え、共同作業を行うことができます。

Slackチャンネルと会話の右上にはキャンバスボタンがあり、この機能をさらに活用できます。例えば、これらのキャンバスを使ってチャットの重要なメモを記録したり、特定のチャンネルの全員が参照できるチェックリストを作成したりできます。

作成したキャンバスは他のチャンネルや DM でも共有できます。メッセージを入力するフィールドで+ (プラス) ボタンをクリックし、最近のキャンバスを現在の会話に添付するだけです。

邪魔しないで

Slackには強力な通知管理ツールがいくつかあり、その中には「おやすみモード」という機能があります。これは、あまり知られていない、あるいは十分に活用されていない機能かもしれません。これは、仕事とプライベートの境界線を設定したり、異なるタイムゾーンにいる同僚と連携したりする際に便利な機能です。

デスクトップ版またはウェブ版のSlackで、右上のワークスペース名をクリックし、「環境設定」 → 「通知」をクリックします。（モバイル版では、右上のプロフィール写真をタップし、「通知」をタップします。）下にスクロールすると「通知スケジュール」セクションがあり、Slackからの通知を受け取らない時間を設定できます。通常は、合意した勤務時間外の時間帯になりますが、必要に応じて毎日カスタマイズできます。

さらに、Slackは見逃した通知をすべてまとめて、指定した時間にスマートフォンまたは登録済みのメールアドレスにリマインダーを送信します。これにより、夜中にSlackからの通知で起こされたり、家族との時間を邪魔されたりすることがなくなります。

また、プロフィール写真 (左下) をクリックすると、30 分、1 時間、その日の残り、その週の残り、または指定した期間、通知を一時停止することもできます。これは、何かに集中する必要がある場合や、キーボードから離れる必要がある場合に非常に便利です (同じポップアップダイアログで他のユーザーが確認できるように、離席中ステータスメッセージを残すことができます)。

リストの作成を開始する

Slackには独自のSlackリスト機能が搭載されており、大きなタスクから小さなタスクまで、必要なタスクをより適切に管理するのに役立ちます。使い方は柔軟ですが、基本的には必要なタスクをチェックするための手段です。

もちろん、ToDoリスト管理ツールは数多くありますが、Slack Listsはソフトウェア自体に組み込まれているため、簡単に使いこなして管理できます。デスクトップ版またはWeb版のSlackで、左側の「その他」ボタンをクリックし、ポップアップメニューから「リスト」を選択してください。（モバイル版でも同様ですが、「その他」ボタンは左側ではなく下部にあります。）用意されているテンプレートを使用することも、最初から作成することもできます。

デフォルトでは、リストには期限の設定やSlack上の他のユーザーへのタグ付けのためのフィールドが用意されていますが、右側の「+」（プラス）ボタンから簡単に新しいフィールドを追加できます。例えば、チェックリストやファイルを添付するためのフィールドを設定できます。

複数のエントリを含むリストを複数作成する場合、Slack には検索、スター、フィルタリングなどの便利なツールが用意されているので、混乱することはありません。リストエントリには、個別のコメントスレッドや通知設定も設定できます。

すべてを後で保存する

Slackが提供する最もシンプルでありながら最も便利な機能の一つは、後で読むために保存する機能です。これにより、すぐに届くすべての情報に対応する必要がなくなり、将来必要になる重要な情報を忘れずに済みます。これは、すぐに読む時間がない記事をまとめて保存する、Web全般の「後で読む」サービスと似た仕組みです。

「後で保存」ツールはブックマークとして表示され、チャンネル内の投稿やリンクにマウスを合わせると表示されます。また、Slack で共有されているファイルでも利用できます。ただし、表示するにはファイルのサムネイルにある 3 つのドットをクリックする必要があります。

Slack 内の任意の場所にあるブックマークアイコンをクリックすると、アイテムを自分専用の「後で見る」ライブラリに保存できます（後で見るために保存した内容は他の人には表示されません）。保存したアイテムはすべて、左側のナビゲーションパネルにある「後で見る」ボタンをクリックすることでアクセスできます。

Slack は「後でする」リストの整理にも役立ちます。リストにあるものはすべてチェックマークを付けたりアーカイブしたりできるので、完了したタスクがすぐに分かります。これらのアイテムにマウスオーバーすると表示される時計アイコンをクリックすると、リマインダーを設定することもできます。