スプレッドシートの災難から世界を救うExcel戦士たち

デビッド・ライフォード＝スミス氏は、スプレッドシートの謎解きのエキスパートです。以前の仕事で、新入社員の給与明細書を確認するよう依頼された時のことです。そこには、40,335という数字がランダムな枠の中に書かれていましたが、給与担当者はなぜそこにその数字があるのか​​理解していませんでした。「そこで担当者は、それが入社ボーナスだと思い込み、40,335ポンドのボーナスを記載した給与明細書の草案を作成してしまったのです」と彼は言います。しかし、スプレッドシートに関しては、思い込みが大きな代償を払う可能性があります。

ライフォード＝スミス氏は単なるスプレッドシート愛好家ではない。イングランドおよびウェールズ勅許会計士協会（ICAEW）のテクニカルマネージャーで、同協会のExcelコミュニティグループを運営している。そのため、この範囲の数字には常々疑問を抱いていた。「Excelは日付をシリアル番号として保存するから、そういう風に扱うんです」と彼は言う。彼の言う通りだった。それは高額な契約金ではなく、新入社員の入社日だったのだ。

Lyford-Smith 氏は、会計士、監査人、Excel の熟練ユーザーで構成されるコミュニティの一員で、非論理的な数式、コピー アンド ペーストのエラー、データの破壊を引き起こす構造上の混乱との静かな戦いに力を合わせています。

先週、政府は単純なデータ処理ミスによって接触者追跡の取り組みが停滞していたことを認め、スプレッドシートの悪夢に陥った。Excelの呪いに陥ったのは彼らが初めてではないし、最後でもないだろう。昨年、カナダのマリファナ栽培会社キャノピー・グロースは、4,000万ポンドの損失を誤って計上したため、四半期決算の訂正を余儀なくされた。実際の損失額は数式エラーによる誤算で、8,800万ポンドだった。同社の株価は2%下落した。ボーイングは従業員の個人データをスプレッドシートの隠し列に漏洩した。テスラによるソーラーシティ買収に関する投資銀行の分析では、スプレッドシートで負債を二重計上したため、同社の評価額が4億ドルも過小評価された。これらは甚だしいミスかもしれないが、決して珍しいことではない。

調査によると、スプレッドシートの90%以上にエラーがあり、大企業で使用されているスプレッドシートのモデルの半数には「重大な欠陥」があるという。世界中で約7億5000万人がExcelを使用していることを考えると、対処が必要なエラーは山ほどある。ある著名な研究者は、スプレッドシートを企業ITのダークマターと呼んでいる。だからこそ、ライフォード＝スミス氏のような人々はスプレッドシートの擁護者となり、他の人のミスを修正することでリスクを軽減しているのだ。

彼らは組織的な集団です。スプレッドシートの専門家にとっては、それも当然のことかもしれません。欧州スプレッドシートリスク利害関係者グループ（EUSpRig）は、調査結果をまとめるための年次会議（今年はウェビナーシリーズに変更のため中止）を開催し、ベストプラクティス、トレーニング資料、そして恐怖体験をウェブサイトでまとめています。また、Yahoo!グループのメーリングリストでは、メンバーがヒントやコツを提供し、リソースへのリンクを共有し、接触者追跡の失態に関する報道を批判しています。要するに、報道があまりにも支離滅裂で不明瞭であるため、真の問題が何だったのか理解できないのです。よく共有されていた動画の一つは、Stand-up Mathsのマット・パーカーによる風刺的なスプレッドシート・ニュース・ネットワークのYouTubeクリップで、あるメンバーは「とても楽しかった」と投稿しました。

膨大なリソースと、定期的にニュースになるような失敗にもかかわらず、こうした活動はほとんどの場合気づかれることなく終わっています。多くの企業は警告を無視しています。「自分たちには起こらないと思っているからです」と、EUSpRigの会長であるパトリック・オバーン氏は言います。「サイバーセキュリティと同じです。フィッシング攻撃を受けるとは誰も思っていません。」

企業の混乱を防ぐスプレッドシートの守護者たちは、実に多種多様な経歴を持つが、多くは会計や監査といったExcelを多用する専門職からキャリアをスタートしている。こうした業務は、特に2つの分野で多く見られる。リスク管理に関する規制要件を持つ大手金融・保険企業の社内業務、そしてコンサルティング会社や会計事務所だ。

ライフォード＝スミス氏は監査人として会計士としてのキャリアをスタートさせ、その過程でスプレッドシートのスキルを習得し、助けを必要とする同僚を指導してきました。「そして、明らかに特別な配慮が必要だったのです」と彼は言います。ライフォード＝スミス氏は現在ICAEWに勤務しており、前職では会計事務所BDOでシニアExcelプラクティショナーの役職を務めていました。メールアドレスはexcel@でした。

これは、他のスプレッドシート擁護者たちが辿った道と似ています。彼らはプログラミングや監査から始め、独学でExcelを使いこなせるようになり、そして私たちが見落としている問題点に気づき始めたのです。ヒラン・デ・シルバは大企業のコンサルタントとして、スプレッドシートを使ったシステム構築で6桁の契約を結んでいました。ディーン・バックナーはかつて金融サービス機構に勤務していました。南アフリカのAuditExcelで公認会計士として働き、スプレッドシートの設計と監査、そしてトレーニングを提供するエイドリアン・ミリックは、KPMGで経験を積みました。インフラと財務モデリングのキャリアを経て、ケニー・ホワイトロー＝ジョーンズはコンサルティング会社Gridlinesを設立しました。

彼らの顧客は大手銀行、規制当局、そして多国籍企業であり、誰かが突然現れて計算式を細かく分析されるのは快く思わない。しかしライフォード＝スミス氏によると、これまでのキャリアを通して、企業は概して批判をうまく受け止め、喜んで協力してくれたという。「Excelを使う人はほとんど独学です」と彼は言う。「彼らはたいてい、もっと良い方法があることを認識していると思います」。会計業界以外では、スプレッドシートは本来あるべきほど評価されていないと彼は考えている。「スプレッドシートは真剣なもの、あるいはきちんとしたものとして見なされていないのです」と彼は言う。

もちろん、これらの監査人が行うスプレッドシートのチェックは、何が問題になるかを理解している人々から高い需要があります。「人々は『なんてことだ、何百万ドルものものを作るんだから、数字はちゃんと確認しておかないと』と思って、私たちにお金を払うんです」とホワイトロー＝ジョーンズは言います。

これは、コスト増につながる可能性のあるエラーを、それが実際に大きな損失になる前に発見した場合に特に当てはまります。バックナー氏は、大手銀行が複雑なデリバティブソリューションを管理するために作成したスプレッドシートを監査し、収益モデルの金利計算方法に欠陥があることを発見しました。「このまま放置されていたら、数億ドルの損失になっていた可能性があります」とバックナー氏は言います。「誰かが来てコードを見ただけで、その間違いに気づいたことに、銀行は愕然としました。」

問題は、経営幹部が欠陥のある、あるいは潜在的にリスクのあるスプレッドシートを発見した際に、誤った二分法で判断してしまうことです。彼らは、スプレッドシートをそのまま使い続けるか、正式な特注ソフトウェアソリューションにアップグレードするかのどちらかしか選択肢がないと考えがちですが、後者は高額な費用がかかります。しかし、別の方法があります。それは、スプレッドシートのリスクを軽減することです。「経営幹部は、スプレッドシートをどれだけ適切に管理できるか、そしてどのような管理策を実施すべきかを考えるべきです」と彼は言います。

スプレッドシートを検査するプロセスはそれぞれ異なります。矛盾した数式や構造上の問題を探すソフトウェアやツールはありますが、論理的な問題はツールでは検出できないため、やはり人間の手による作業が必要だと、カーディフ・メトロポリタン大学のコンピューター科学講師でEUSpRigのメンバーでもあるサイモン・ソーン氏は述べています。

この作業の難しさの一つは、スプレッドシートの防御者はExcelの専門家であるだけでなく、自分が関わっている業界に精通していなければならないことです。プログラミングエラーやタイプミスに加え、論理的な欠陥も存在します。例えば、製品の収益ではなく原価が計算されているなどです、とソーン氏は言います。「論理に何らかの欠陥があり、その誤りを見つけるのは困難です。なぜなら、それがシナリオにおける誤った選択であることを理解するには、その分野の専門家でなければならないからです。」

複雑なスプレッドシートを監査するために、ミリック氏はソフトウェアを使って行ごとにエラーを探し出し、継続的な使用によって発生する可能性のあるエラーも見つけ出す。基本的なテストの一つは、入力値を変更し、出力が期待通りに反応するかどうかを確かめることだ。例えば、非常に高い数値やランダムな文字を入力するなどだ。つまり、この作業は丸一日かけてスプレッドシートを読むことになる。「私はスプレッドシートを見て、本人に説明されなくても仕組みを理解できるか試しました」とライフォード＝スミス氏は言う。「たいてい、答えはノーでした」

これはこの仕事に共通するテーマです。スプレッドシートを作成した人でさえ、その中身を常に説明できるとは限りません。バックナー氏はまず、どのようなデータが使われているのかを尋ねることから始めます。彼によると、驚くほど多くのクライアントがこの質問に答えられないそうです。そして、データがどこから取り込まれているのかを理解しようとします。そして、取り込まれるデータソースをリストアップし、次に、出力されたデータがどのように使用されるかを理解しようとします。ある事例では、あるチームが自分のスプレッドシートが社内のさらに下層の別のチームのデータソースとして使われていることに気づかず、スプレッドシートの値を変更してしまいました。その結果、他のチームの出力数値が変わってしまいました。潜在的な影響は数億ドルに上った可能性があると彼は言います。

これは特に予算が限られている人にとって当てはまります。米国政府の請負業者がコスト削減策としてスプレッドシートに目を向けているのであれば、予算の少ない国も同様にスプレッドシートに依存しているということを理解してください。ミリック氏は、アフリカの顧客の中には、特注ソフトウェアを使うという選択肢がないところもあると指摘します。「その結果、特に政府機関では、スプレッドシートがほぼ標準となっているのです」と彼は言います。

結局のところ、問題はスプレッドシートではなく、人間にある。ライフォード＝スミス氏によると、接触追跡の混乱といった恐ろしい話は、Excelへの反発を招きやすいという。「しかし、Excelはどこでも利用可能で、非常にアクセスしやすいのです」と彼は言う。「人々は使い続けるでしょうし、問題はシステムの問題ではなく、管理やリスクの問題であることが多いのです」。Excelを使いこなせるようになるまでは、世界が粗悪な設計のスプレッドシートに依存する状態から守ってくれる人材が必要なのだ。

この記事はWIRED UKで最初に公開されました。