Trelloをプロのように使う方法

プロジェクト管理アプリTrelloは、そのシンプルなドラッグ＆ドロップリストで何百万人ものユーザーを魅了してきました。しかし、そのシンプルな見た目の裏には、強力な機能が隠されています。そこで今回は、Trelloを時間節約に活用するためのヒントとショートカットをご紹介します。

哲学を選ぶ

Trello はボード、リスト、カードで構成されており、それらを組み合わせる方法は数十通りあります。ニーズに合ったシステムを確立するには、試行錯誤が必要になるかもしれません。

基本的な選択は、各ボードをプロジェクト全体に焦点を当てるか、個々のタスクに焦点を当てるかです。例えば、クライアントごとに異なるボードを使用する人もいれば、リストを使って曜日ごとに個別のToDoリストを作成する人もいます。一般的なアプローチは、各タスクをカードにし、「To Do」から「進行中」、そして「完了」へと移動するにつれて、リストからリストへとドラッグすることです。こうすることで、プロセスのあらゆる段階で心地よいドーパミン効果が得られます。

チームにとって、プロジェクトベースのアプローチは、特定のプロジェクトの段階を的確に把握するのに役立ちます。WIREDでは、記事ごとにTrelloカードを作成し、アイデア出しから執筆、編集、そして公開までのプロセスを進めています。この目標を達成するもう一つの方法は、ラベルを使用することです。ラベルはステータスインジケーターとして、あるいは各カードがどの部門に属しているかを示すために使用できます。また、期限を色分けして表示することもできます。

プロジェクトに集中するからといって、TrelloをToDoリストとして使えないわけではありません。見落とされがちなTrelloの強力な機能の一つが、すべてのカードに追加できるチェックリスト機能です。各カードがプロジェクトであれば、その下にチェックリストを追加し、完了した項目にチェックマークを付けることができます。さらに、各項目を完了するにつれて緑色のパーセンテージ進捗バーが表示され、非常に満足感があります。

Trelloのキーボードショートカットをマスターする

まるでネアンデルタール人のようにマウスを使っているなら、本当に生産的と言えるでしょうか？Trelloには、整理にかかる時間を数秒短縮できるキーボードショートカットが豊富に用意されています。Trelloのベテランなら、Qキーを押すと担当カードがすべて表示されることは既にご存知でしょうが、それ以外のカードについてはご存知ないかもしれません。

Bキーでボードメニューが開き、瞬時に検索できます。Fキーでカードを簡単に絞り込むことができます。Dキーを押すと各カードの期限ピッカーが開き、カードにマウスオーバーしてEキーを押すことで、クリックせずに編集できます。カードにマウスオーバーした状態でスペースバーを押すと、そのカードへの参加または参加解除ができます。キーボードはナビゲーションツールとしても使用できます。矢印キーでスクロールしたり、JキーとKキーで現在選択しているカードの下または上のカードに移動したりできます。

ボード内にリストがたくさんあり、横スクロール機能のないマウスを使用している場合は、Shift キーを押しながらスクロールホイールを押すか、ボード上の空きスペースをクリックして左または右にドラッグすることで横方向に移動できます。

パワーアップを活用する

Trelloにはカスタムアドオンやパワーアップが数多く用意されており、中にはプレミアムサブスクリプションが必要なものもあります。しかし、最も優れたものは無料です。カレンダーパワーアップを使えば、すべてのカードを日付別に表示できるので、期限機能を使っていれば、特定のタスクがいつ完了するかを正確に把握できます。

カードリピーターパワーアップは、繰り返し発生するタスクを自動的に実行します。マップ機能では、カードに場所を追加して、連続殺人事件を解決しようとするテレビの探偵のように、地図上に表示できます。その他の便利な追加機能としては、チームメンバーが特定のカードに投票できる機能（クリスマスパーティーの行き先を決めかねているときに便利です）や、「カードエイジング」機能（開封からしばらく経ったカードは色が薄くなり、重要なタスクを怠っていることを視覚的に明確に知らせてくれる）などがあります。

すべてを統合する

Trelloはほぼあらゆるものと連携できます。Slackと連携すれば、タスクの期限が近づくと自動リマインダーが届きます。また、Google Driveと連携すれば、カードにドキュメントを直接添付してリアルタイムのプレビューを確認することもできます。

各リストには固有のメールアドレスが割り当てられているため、ToDoリストに直接転送したり、GmailやOutlookのプラグインを使って受信トレイにTrelloボタンを表示したりできます。アプリをお持ちの場合は、iOSとAndroidの標準共有機能を使って、ボイスメール、写真、メールをTrelloに直接共有できます。

あらゆる種類のファイルをカードにドラッグ＆ドロップできます。OS Xでは、Command + Shift + 4を押してスクリーンショットを取得し、カードにマウスオーバーしてCommand + Vを押すことで、スクリーンショットをTrelloカードに直接添付できます。

その他のパワーアップ機能では、Trelloから直接SurveyMonkeyのアンケート結果を確認したり、Trelloから直接ビデオ会議を開始したりできます。少しの調整とIFTT（If This Then That）の魔法を使えば、AlexaにTrelloボードにアイテムを追加するよう指示することもできます。買い物リストを即座に作成するのに最適です。

Trelloでこれらの間違いを避ける

大きなプロジェクトに直面したとき、すぐに Trello ボードを作成したいと思うかもしれませんが、実際に作業を行うよりも、カードをドラッグしたり、タスクを色分けしたり、この記事のような記事を読んだりすることに多くの時間を費やしてしまうという生産性の罠に陥る危険性があります。

無限に横スクロールするのを避けるために、リストはできるだけ少なくすることをお勧めします。そして、カードにラベルを追加したり、カードを個人に割り当てたりする機能を活用して、代わりにカードをさまざまなカテゴリに分割することをお勧めします。

Trelloをチーム管理に活用するなら、エンゲージメントのルールを明確にすることが重要です。各リストの使い方、様々なラベルの意味、カードの移動責任者などです。何をすべきか、何をすべきでないかを明確に記載したカードを作成するのも良いでしょう。そうしないと、Trelloが本来避けるべき混乱に陥ってしまう可能性があります。

この記事はWIRED UKで最初に公開されました。