Googleドキュメントの生産性向上のための7つのヒント

Googleドキュメントは、何億人ものユーザーに、日常的、あるいは継続的に利用されています。開いて入力を始めるだけのシンプルさの裏には、数多くの機能とツールが隠されており、その多くはアプリをニーズに合わせてカスタマイズし、生産性とワークフローを向上させるのに役立ちます。

私たちのお気に入りをいくつか選びました。少なくともいくつかは、Google ドキュメント内でより短時間でより多くの作業を行うのに役立つはずです。

テキストを音声入力する

音声入力は誰にでもできるわけではありませんが、Googleドキュメントでは試してみることができます。ツールメニューを開き、「音声入力」を選択して開始してください。より簡単な場合は、キーボードショートカット（Windowsの場合はCtrl+Shift+S 、macOSの場合はCmd+Shift+S）をご利用ください。

画面に表示されるマイクをクリックして、話し始めましょう。話した言葉が書き出され、編集や補足が必要な場合は入力を続けることができます。ディクテーションモードをオフにするには、もう一度マイクボタンをクリックしてください。

音声入力は想像以上に多くのことができます。例えば、「段落を選択」や「行末へ移動」といったコマンドがサポートされています。書式設定の様々なコマンドを試してみて、フレーズの全リストはこちらでご確認ください。

新しいドキュメントをすばやく作成

Googleドキュメントの新規ドキュメントを素早く作成したい場合は、ブラウザのアドレスバーに「docs.new」と入力してEnterキーを押します。さらに高速化するには、同じハイパーリンクショートカットを指すデスクトップショートカットやブラウザのブックマークを作成することもできます。

独自の代替品を設定する

Google ドキュメントで[ツール]メニューを開き、 [設定]を選択して[置換]に切り替えます。入力時に Google ドキュメントが自動的に別の文字に置き換える文字の組み合わせのリストが表示されます (たとえば、分数の正しい書式設定など)。

独自の置換文字列を作成するには、リスト上部の「置換」と「次の文字列」ボックスを使用します。また、既存のサブスクリプションを編集したり、右側の×印を使って置換文字列を削除したり、左側のチェックボックスを使って置換文字列を有効または無効にしたりすることもできます。

置換をどのように使用するかはあなた次第です。「--」を本物のエムダッシュ（—）に置き換えたり、よく入力するスペルミスを修正したり、短い略語を入力して標準的な長いフレーズに置き換えたりと、さまざまな用途があります。

メールで共同作業する

Google ドキュメントは、ご想像のとおり Google のメールクライアントと緊密に連携しています。そのため、Gmail 用のメールが完成するまで、ドキュメントを使って作業を進めることができます。Google ドキュメント内で「挿入」を選択し、「構成要素」を選択して、「メールの下書き」を選択すると、作業を開始できます。

メールアドレスを記入してもらうために、 @ メンション機能を使うことができます。また、メインのテキストフィールドにメールを記入することもできます。Gmail に送信する準備ができたら、Google ドキュメントの左側にある青いメールアイコンをクリックすると、画面に新しい Gmail の下書きが表示されます。

フォントとレイアウトを変更する

Gmailのデフォルトのデザインに満足する必要はありません。レイアウトとテキストの書式設定オプションを、自分に最適なものに設定しましょう。フォントもその一部になるかもしれません。フォントリストのドロップダウンの一番上にある「フォントを追加」を選択して、新しいフォントをインポートできます。

フォント以外にも、ツールバーのズームドロップダウンなど、いくつかのオプションがあります。また、「ファイル」メニューを開いて「ページ設定」を選択すると、 「ページレス表示」に切り替えるオプションがあり、改ページのない1つの長い文書のように見えます。

テンプレートを活用する

テンプレートがどれだけ時間を節約できるか、侮ってはいけません。確かにテンプレートは制約が多く、制限が多いと感じることもありますが、ドキュメント作成をスムーズに進めるのにも役立ちます。Googleドライブで「新規作成」「Googleドキュメント」「テンプレートから」を選択すると、いくつかの選択肢が表示されます。

ビデオ通話にすぐに参加

ドキュメントと連携しやすいもう一つのGoogle製品はGoogle Meetです。ご存知の通り、ビデオ通話は以前よりもはるかに一般的になり、Googleはドキュメントインターフェースの右上にMeetボタンを追加することで対応しました。

ドキュメントを開いているときに表示されます。それをクリックして「新しい会議を開始」を選択すると、会議を開始できます。ただし、ドキュメントはそのまま残り、通話中の他の参加者はチャット中でも現在のドキュメントを見ることができます。

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