メールスキルをレベルアップさせる5つの拡張機能

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私たちがどれほど頻繁にメールを送信し、受信トレイがどれだけ溢れているかを考えると、重要なメッセージを見逃したり、返信せずに長時間放置したりしないよう注意することがいかに重要か、すでにご存知でしょう。幸いなことに、受信トレイの整理を少し楽にするツールはたくさんあります。

これらの拡張機能とツールは、上司へのメッセージにスペルミスがないか確認する必要がある場合、家族へのメールが防御的に聞こえすぎないようにする必要がある場合、または次の顧客への売り込みには必要な数の絵文字が含まれているかどうかを確認する必要がある場合に役立ちます。

お気に入りの翻訳エンジンを想像してみてください。外国語ではなく絵文字を使ったらどうでしょう？それがEmojiTranslateの約束です。そして、EmojiTranslateは素晴らしい仕事をしてくれます（時折、結果に矛盾が生じることもありますが）。

メールでは、他のテキストと同様に、画像は千の言葉に匹敵します。このツールは、メッセージをバランス良くまとめるのに役立ちます。ただし、適切な相手に使うようにしてください。絵文字には適切なタイミングと場所があります。

テキストを入力して変換ボタンをクリックすると、下に絵文字翻訳が表示され、切り取って貼り付けることができます。メール全体を翻訳する必要はないかもしれませんが、絵文字を使うとメッセージを読むのが楽しくなります。

要点を押さえる

とりとめのない話をする傾向がある人にとって、ヘミングウェイはその本能に直接対抗するものです。そう、この小説は簡潔な散文で知られる有名な作家にちなんで名付けられました。

Hemingway エディター内でデジタルメッセージを作成すると、副詞、受動態、読みにくい文、より簡単な代替語に置き換えることができる複雑な単語などの問題が通知されます。

ヘミングウェイ自身がかつて仲間の作家についてこう言ったことがあります。「彼は私が10ドルの言葉を知らないと思っている。確かに知っている。だが、もっと古くてシンプルで良い言葉があり、私はそれらを使うのだ。」もしあなたがメールでそのようなアプローチを取りたいのであれば、これは役に立つでしょう。

スペルと文法をチェックする

Grammarlyは、最も人気のあるライティング支援プラグインの一つです。このツールは、スペルミスや文法ミスを控えめながらも確実に検出します。Gmail、Outlook、Apple Mail、Slackなど、様々なプラットフォームに対応した拡張機能が用意されているため、テキストボックスを備えたほぼすべてのウェブサイトやデバイスで利用できます。

Grammarly は、基本的な事項に加えて、文章の明瞭さとトーンに関する提案も提供し、最も効果的に要点を伝えられるようにサポートするほか、メッセージにタイプミスやその他のエラーがないようにすることができます。

Grammarly は無料で使い始めることができますが、月額 12 ドルからのプレミアムプランもあり、流暢さや盗作のチェックなどの追加機能が含まれています。

メールを校正してもらう

Typely がテキストに対して実行するチェックの数は印象的です。企業用語、性差別、時制の誤った使用、二重否定、罵り言葉、矛盾表現などを探し、常に文章が可能な限り最良の状態になるようにします。

エッセイを書く人を念頭に置いて設計されたこのツールは、文章を「より力強く」、「よりタイトに」、「より権威のある」ものにすることを目指しています。これは、私の受信トレイにある電子メールについても言えることだと思います。

このツールには、ニーズに合わせてカスタマイズできる多数のオプションが用意されており、必要なければすべてのチェックを実行する必要はありません。どのように使用しても、メールのミスを減らす方法を学べます。

謝るのはやめなさい

Google Chrome と Microsoft Edge の拡張機能 Just Not Sorry の目的は、「メッセージを弱める言葉を使ってメールを書いたとき」に警告を発し、修飾語や謝罪のフレーズにフラグを立てることです。

「実は」や「ごめんなさい」などと書くと、問題のある単語やフレーズに下線が引かれます。この提案を無視することもできます（下線は送信メッセージには表示されません）。しかし、ツールのアドバイスに従えば、より断定的で力強いメールが作成できるはずです。

この拡張機能は、さまざまなライターからのアドバイスとガイダンスに基づいており、アドオンのオプションを開くと、使用をやめるべきフレーズ（「私は思う」から「だいたい」まで）とその理由がすべて表示されます。

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