Gmail、Outlook、iCloudでメールをバックアップする方法

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どのプロバイダーをご利用であっても、メールのバックアップは重要です。デジタルメッセージコレクションへのアクセスは、当初考えていたほど永続的ではないからです。考慮すべき障害点は複数あります。クラウドで何かが故障したり、インターネット接続が切断されたりしたらどうなるでしょうか？何らかの理由でアカウントが禁止または閉鎖され、すべてのメールが消えてしまったらどうなるでしょうか？

これらは潜在的な問題のほんの一部に過ぎません。意図せず大量のメールを削除してしまったり、誰かがあなたのアカウントにアクセスして見つけたものをすべて削除してしまったり、メールプロバイダーが突然、永久にアカウントをロックしてしまう可能性もあります。

これらすべてを考慮すると、メールへのアクセスはそれほど確実ではないように思えます。受信トレイを埋め尽くす、ランダムなニュースレター、怪しい取引、金銭を要求する政治家からのメールなどは問題にならないかもしれませんが、本当にアクセスする必要があるメールや文書はどうでしょうか？少なくとも一部のメールを別の場所にバックアップしておけば、オフラインでもそうでなくてもいつでもアクセスできます。

バックアップアカウントにメールを転送する

すべてのメールを別のアカウントに送信する最も簡単な方法は、メールを 1 件ずつ手動で転送するか、またはメールが届いたら自動的に転送することです。たとえば、iCloud メールから、歯車アイコン (左上) をクリックし、[設定]と[メール転送]を選択します。 [メールの転送先]の横にあるボックスにチェックを入れ、別のメールアドレスを入力します。

ウェブ版Gmailを開いたら、右上の歯車アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」をクリックします。「転送とPOP/IMAP」の下にある「受信メールのコピーを転送する」というボックスにチェックを入れ、予備のメールアドレスを入力します。Gmailでは、転送メール（特定の連絡先からのメッセージなど）のフィルタを作成できるため、すべてのメールが転送されるわけではありません。「転送」の下にあるフィルタの作成をクリックしてフィルタを作成してください。ただし、仕事用アカウントでは転送オプションが利用できない場合がありますのでご注意ください。

最後に、Outlook Webクライアントの場合は、右上の歯車アイコンをクリックし、「メール」 → 「転送」の順にクリックします。「転送を有効にする」オプションを選択し、使用する予備のメールアドレスを入力すると、Outlookの受信トレイに届いたすべてのメッセージが別のアカウントにも送信されます。このセクションでは、転送されたメールのコピーを保存するかどうかも選択する必要があります。メインのアカウントに何か問題が発生しても、少なくともメッセージを参照できます。

メール転送は、メッセージを2か所に送る簡単で手軽な方法ですが、100%の信頼性があるわけではありません。別のクラウドアカウントにメールを転送する場合、万が一オンラインに接続できなくなった場合、両方のコピーにアクセスできなくなる可能性があります。

POP と IMAP を使用する (覚えていますか?)

POP（Post Office Protocol）とIMAP（Internet Message Access Protocol）は、複数の場所でメールを一度に受信するための2つの主要な方法であり、どちらの規格もほとんどのメールプロバイダーでサポートされています。メールのバックアップにどちらを使用するかを選択するのは少し難しいです。使用しているプログラムによって実装方法が若干異なる傾向があるためです。

一般的に、古いPOPテクノロジーは、メールがホストされている場所からメールのコピーを2つ以上収集する方法としては、あまり効果的ではありません。双方向同期などの機能を備えているため、新しいIMAP標準が一般的に好まれています。IMAPでは、メールサーバーと常に通信するため、複数のデバイスや複数のメールアプリで受信トレイの見た目を統一しやすくなります。

ただし、今回の場合は双方向同期を維持することに特にこだわる必要はありません。メールのコピーを保存しておきたいだけです。IMAPは常時インターネット接続に大きく依存するため、オフラインでの設定が難しい場合があります。通常は、メールクライアントに特定のIMAPフォルダをオフラインにするように指示する必要があります。これは必ずしも自動的に行われるとは限らないからです。しかし、場合によっては、POPではすべてのメッセージをダウンロードしてしまうため、アカウントは空になり、すべてのメールが1か所、つまりバックアップとして使用したいデバイスに保存されてしまいます。

どちらを使うかはあなた次第です。IMAPは、さまざまなデバイスやアプリからメールにアクセスしたい場合に最適ですが、バックアップとして適切に設定するには少し注意が必要です。一方、POPは常に利用できるとは限りません。例えば、iCloudはIMAPをサポートしていますが、POPはサポートしていません。

すべてをデスクトップクライアントにダウンロードする

アカウントのハッキング、インターネット接続の喪失、メッセージの誤削除など、起こりうるあらゆる問題に対する安全策として、Microsoft Outlook や Thunderbird などのデスクトップメールクライアントにメッセージをダウンロードし、参照する必要がない限りは別の場所に保管し、そのままにしておくことをお勧めします。POP は、バックアップ対象のアカウントを誤って消去してしまわないように、サーバー上にコピーを残す設定になっている限り、理想的な方法です。IMAP も、特にオフラインでメールにアクセスする場合には便利ですが、前述の通り、クラウドメールにデータ消去の被害が発生した場合、注意して同期するか、手動でのみ同期するように設定しない限り、デスクトップクライアントにも同期されてしまいます。

Gmail では、まず POP または IMAP が有効になっていることを確認する必要があります。歯車アイコン（右上）をクリックし、「すべての設定を表示」と「転送」と「POP/IMAP」の順にクリックします。Outlook では IMAP は自動的に有効になります。POP をオンにするには、歯車アイコン（右上）をクリックし、「Outlook のすべての設定を表示」と「メール」の順にクリックします。Apple の iCloud メールは IMAP のみをサポートしており、常に有効になっているため、設定のために何もする必要はありません。

Thunderbirdのような最新のクライアントは、メールアドレスとパスワードだけで接続できますが、デフォルトではIMAPを使用します。POPを使用する場合は、セットアップ時に「手動で設定」をクリックしてください。GmailやOutlookのメールに必要な各種アクセスコードはオンラインで入手できます（iCloudはIMAPのみをサポートしているため、Thunderbirdは自動的に設定できます）。2段階認証で保護されているアカウントの場合は、Thunderbird専用のアプリパスワードが必要になる場合があります。

メールをThunderbirdに同期する際に、いくつか確認すべき点があります。POPを選択した場合は、アカウントの見出しを右クリックし、「設定」 → 「サーバー設定」を選択して、 「サーバーにメッセージを残す」にチェックが入っていることを確認してください。チェックが入っていないと、Thunderbirdがメールをダウンロードする際にクラウドからメールが削除されてしまいます（前述の通り）。一方、IMAPを選択した場合は、オフラインアクセスを許可したいフォルダーを右クリックし、「プロパティ」 → 「同期」を選択して、オフラインアクセスが有効になっていることを確認してください。

その他のオプション

すでに説明したように、バックアップ方法は複数あります。どのようなシナリオを想定して緊急時対応計画を立てたいか、またどの程度の堅牢性が必要かを検討してください。個々のメールは、例えばWeb版Outlookからダウンロードできます。開いているメールの左上にある3つの点をクリックし、「名前を付けて保存」を選択してください。数件のメッセージであれば、これだけで十分かもしれません。

Gmailには、便利で包括的なダウンロードオプションがあります。ウェブ上のGoogle Takeoutページにアクセスすると、Gmailアカウント内のすべてのメール、または特定のラベルが付いたメールだけをダウンロードできます。頻繁に必要になる可能性は低い重要なメッセージを定期的にローカルにバックアップしたいだけなら、これが最適な方法かもしれません。

ウェブ版Gmailは、POPやIMAP経由で他のアカウントにアクセスできるという優れた機能も備えています。設定パネル（歯車アイコンをクリックして「すべての設定を表示」を選択）に移動し、「アカウントとインポート」を開いて「メールアカウントを追加」を選択すると、この機能を設定できます。これにより、Gmail内に別のアカウントのメールのコピーが保存されるようになり、設定ページの「オフライン」タブからオフラインアクセスも可能になります。これは、Thunderbirdなどのデスクトップクライアントに代わる選択肢となります。

一方、Windows と macOS には、それぞれデフォルトのデスクトップクライアントが付属しており、これらは Thunderbird や Outlook の代わりに使用して、主にクラウド経由でメールにアクセスしながらメールをバックアップできるプログラムです。

保存することが極めて重要なメール通信については、パソコン以外の物理的なストレージオプションも検討すると良いでしょう。ここで紹介した方法をいくつか組み合わせれば、最も重要なメッセージが安全にどこか別の場所にコピーされているという安心感を十分に得られるはずです。