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専門家向けのスプレッドシート プログラムはたくさんありますが、月々の予算を立てるときに、数式を操作して簡単に計算できる場所が必要になることもあります。
グラフやチャート、表をいくつか作成するのは、特にGoogleスプレッドシートのようなプログラムを使えば、それほど骨の折れる作業ではありません。いくつかのアドオンと設定を少し変更するだけで、請求書テンプレートの作成から仕事のメールに載せるグラフの作成まで、Googleスプレッドシートを便利に活用できます。
ショートカット
Google ドキュメント（およびその他の Google ドライブ プログラム）と同様に、Google スプレッドシートに既に存在するショートカットを使い慣れたショートカットに置き換えることができます。また、シート内を少し操作しやすくしたい場合は、ハイパーリンクを追加することもできます。セルを右クリックし、「リンクを挿入」をクリックすると、スプレッドシート内のセル、あるいはその Google スプレッドシート内の他のシートへのハイパーリンクを作成できます。これは、複雑なシートを作成したり、Google スプレッドシートにはない目次を作成したりする場合に役立ちます。
Googleフォーム
Googleスプレッドシートで見落とされがちな機能の一つがGoogleフォームです。直感的で使いやすいアンケートを作成できます。「挿入」→「フォーム」を選択すると、新しい空白のフォームが開き、必要に応じてカスタマイズできます。回答形式、質問数、回答者を変更できます。完了したら、右上のメールボタンを使って誰にでも送信できます。回答をブロックしたい場合は、リンクをオフラインにしてGoogleスプレッドシートでデータを集計できます。
画像
Googleスプレッドシートには、画像が手元になくても比較的簡単に画像を追加できます。空白セルに「=image(“URL”)」と入力し、セルに挿入したい画像のURLを入力します。「URL」の後、閉じ括弧の前に「1」を追加することで、セルのサイズに合わせて画像を拡大縮小できます。また、「挿入」メニューの「図形描画」をクリックすることで、「図形描画」を挿入することもできます。矢印、テキスト、吹き出しなどを、書式を損なうことなくスプレッドシートに追加できます。
テンプレート
空白のページほど気が滅入るものはありません。スプレッドシートも例外ではありません。シートテンプレートのライブラリを使えば、特に必要なものがある程度分かっている場合は、少し気が楽になります。ドライブから新しいGoogleスプレッドシートを開いたら、「新しいGoogleスプレッドシートを作成」オプションの右側にある小さな矢印をクリックし、「テンプレート」を選択します。テンプレートは、色やフォントなど、自分に合ったものに変更することができます。「コピーを作成」をクリックして、自分のフォルダにコピーを保存することもできます。自分のシートでも同じ操作が可能です。
ドキュメントにスプレッドシートを挿入する
通常のスプレッドシートプログラムと比較して、Google スプレッドシートを使用するメリットの一つは、スプレッドシートを Google ドキュメントファイルや Google プレゼンテーションに直接挿入できることです。つまり、シート内のデータが変更されると、Google ドキュメントにも更新されたバージョンが表示されます。これを行うには、変更したいドキュメントまたはプレゼンテーションに移動し、「挿入」を選択します。次に、「グラフ」を選択し、「シートから」を選択します。シートから直接コピー＆ペーストすることで、簡単に表を挿入できます。必要に応じて、「編集」を押し、「貼り付け」を押し、元のシートにリンクするかどうかを選択できます。
条件付き書式
条件付き書式を使用すると、大量のデータを理解しやすくなります。スプレッドシートのセルの値が特定の条件を満たす場合、セルの背景色を変更するように書式設定できます。「書式」メニューに移動し、「条件付き書式」をクリックすると、対象となる値と色を変更できます。数式を自分で記述する必要はありません。組み込みのドロップダウンメニューから書式設定の条件を選択できます。この書式設定は、大規模なGoogleスプレッドシート、予算、または共同作業で特に役立ちます。また、すぐ下にある「交互色」オプションを使用すれば、入力作業を省くこともできます。
セルをロックする
機密性の高い作業を行っている場合や、2つのセルを間違えやすい場合は、セルをロックして、ロックを解除しない限り誰も編集できないようにすることができます。これを行うには、ロックしたいセルを選択し、ツールバーの「データ」をクリックします。「保護された範囲とシート」をクリックし、保護したいセルを選択します。これは、他のユーザーがそのセルを見ることはできますが、いかなる形でも変更できないことを意味します。
セルをピン留めすることもできます。これは大きなスプレッドシートを操作するのに便利です。ピン留めすると、しばらくスクロールダウンしても見出しが固定されたままになります。「表示」メニューの「固定」を選択し、ピン留めしたい行または列を選択します。これで、シートを操作している間、セルまたは列は固定されたままになります。
シート追加機能を自由に使う
データが詰まってしまった場合や、数式を知りたい場合は、下部のプラス記号を使って1つのドキュメントにシートを追加できます。ハイパーリンク機能を使えば、複数のシートをリンクして、シート間の移動も簡単になります。数式を保存しておきたい場合、あるいは正しい情報を確認するために余白を残しておきたい場合は、別のシートを作成し、そこに数式を入力して保護シートに設定すれば、誰も変更できなくなります。
フィルターを追加する
すべてをカテゴリー別に整理したいけれど、手作業でやるのは大変という時もあります。そんな時は、シートのセルを右クリックし、「フィルター」を選択すると、ドロップダウンメニューにオプションの一覧が表示されます。また、独自のフィルターを作成することもできます。先ほどと同じ手順を繰り返し、カスタム数式を選択してください。
新しいツール「スライサー」を使えば、特定の値でデータをフィルタリングできます。フィルタリングしたいチャートをクリックし、「データ」＞「スライサー」と進みます。ポップアップ表示されるウィジェットの右側で、フィルタリングする値を変更できます。フィルターを保存するには、右側の値をクリックして「その他」を選択し、「現在のフィルターをデフォルトに設定」を選択してください。
変更を追跡する
Googleスプレッドシートは共同作業に特に便利なので、ドキュメントを閲覧する他の人のためにチェックリストを挿入することもできます。「挿入」→「チェックボックス」を押すと、シートの項目を進むにつれてチェックマークを付けることができます。コメントやメモを挿入することもできます。スプレッドシートではコメントが特に便利で、メールアドレスでタグ付けできます（+ または @ の後にメールアドレスを付ける）。
Googleスプレッドシートは複雑になることがあります。多くの人が同時に作業しているため、変更がどこで発生したのか、誰が変更したのかが分かりにくいことがあります。細かい変更もすべて把握したい場合は、「ツール」メニューの「通知」にアクセスしてください。設定を変更すれば、変更があったたびにメールで通知を受け取ることができます。変更履歴を表示するには、「ヘルプ」の横にある灰色のテキスト行をクリックしてください。通常は「すべての変更はドライブに保存されました」と表示されています。
検証
Googleスプレッドシートを使えば、入力した内容が実際に有効かどうかを確認することも可能です。例えば、メールアドレスなどのインベントリを作成している場合、「=ArrayFormula(ISEMAIL(X1:X8))」という数式を使って、メールアドレスの形式が正しいかどうかを確認できます。X1とX8を、入力したいセル範囲に置き換えてください。これでは、誰かがそのメールアドレスを実際に使用しているかどうかは確認できませんが、明らかな間違いを見逃すことは防げます。また、EMAILをURLに置き換えることで、URLが有効かどうかを確認することも可能です。
創造的なインスピレーション
数字だらけのグラフを見て、それをどのように表現するのが最適かを考えるのは難しい場合があります。そのため、「探索」タブには、お持ちのデータに最適なオプションがいくつか用意されています。また、スプレッドシートにパターンを作成する「交互色」機能など、他のクリエイティブ機能を使って、スプレッドシートをより魅力的に見せることもできます。使用する色を変更することで、目に優しい色にすることもできます。
作業の一部を自動化する
マクロはショートカットの強化版です。独自のマクロを記録できるため、基本的に1つのショートカットで一連のコマンドを実行できます。「ツール」メニューの「マクロ」をクリックし、「マクロの記録」を選択します。「相対参照」を使用して、任意のセルで実行できるコマンドを作成し、必要な数式を実行します。例えば、値が特定の数値を超えたらその数値を掛け算するなどです。「保存」をクリックするとショートカットを追加できるので、毎回同じ手順を繰り返す手間が省けます。詳しくは、Googleスプレッドシートのマクロページをご覧ください。
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この記事はWIRED UKで最初に公開されました。
