Googleドライブの新しい検索ツールの使い方

Google ドライブを使用してクラウド内や Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド内のファイルを保存、共有、同期している場合は、そのわかりやすく直感的なインターフェースに慣れているでしょう。すべてが明確にレイアウトされていてアクセスしやすく、画面上の乱雑さは最小限に抑えられています。

しかし、クラウドロッカーにどんどん多くのものを詰め込んでいくと、すべてを把握するのが難しくなる可能性があります。ストレージ容量が数十ギガバイトにまで達すると、ウェブ上に保存されているファイルの中に、長い間アクセスしていないものが存在する可能性も十分にあります。

Googleドライブの充実した検索ツールは、検索チップの導入によりさらに強化されました。検索チップとは何か、どのように使うのか、そしてGoogleドライブでファイルを見つけるのに役立つその他のヒントをいくつかご紹介します。

あらゆるものにチップス

検索チップは、Googleドライブで幅広い検索キーワードを使った際に、検索結果画面を絞り込みやすくするための機能です。Gmailにも同様の機能があることに気づいた方もいるかもしれません。検索チップは検索ボックスの下にポップアップ表示され、クリックするだけで表示される結果の数を絞り込むことができます。

検索チップ機能を使用するには、モバイルアプリではなく、Googleドライブのウェブ版を使用する必要があります。上部にある大きな検索ボックスに検索語を入力し、Enterキーを押すと、検索チップの列が表示されます。そこには、場所、ファイルの種類、ユーザーなどのオプションが含まれています。

これらのボタンのいずれかをクリックすると、Googleドライブ検索の新しいパラメータを選択できます。例えば、「ファイルの種類」を選択すると、結果をドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションに限定できます。「最終更新日時」オプションを開くと、過去1週間または1か月以内に編集されたファイルのみに検索結果を絞り込むことができます。

タイトルのみの検索チップも便利です。Googleドライブで検索を実行すると、ファイル名だけでなくファイルの内容も検索され、画像内のテキストもスキャンされます。ファイルの内容ではなく特定のファイル名を探している場合は、「タイトルのみ」を選択すると、検索結果の数を大幅に減らすことができます。

元の検索結果に戻りたい場合は、有効になっている検索チップの横にある小さな「X」アイコンをクリックしてください。また、右側の「すべてクリア」ボタンをクリックすると、設定した検索フィルターをすべて削除できます。検索語句をクリアするには、検索ボックスの右側にある「 X」をクリックしてください。

Googleドライブではスペル候補も導入されました。検索語句にスペルミスがあった場合、検索チップの上に代替スペルが表示されることがあります。特に、返される結果から見て、それらの代替スペルの方が意味が通っている場合は、その可能性が高くなります。

さらに多くの検索オプション

検索チップが提供する機能の多くは、実はGoogleドライブでも既に利用可能でしたが、よりアクセスしやすくなりました。例えば、上部の検索ボックスをクリックすると、検索可能なファイル形式のリストが表示されます。

検索ボックスの右側にある検索フィルタアイコン（スライダーが並んだようなアイコン）をクリックすると、Googleドライブ内のファイル検索に利用できるすべてのオプションが表示されます。例えば、ファイル名やファイルの内容に一致する単語を検索したり、ゴミ箱フォルダ内のファイルや以前にスターを付けたファイルを検索したりできます。

ちなみに、スター機能もお忘れなく。GoogleドライブではGmailのように様々な種類のスターは提供されていませんが、ファイルにスターを付けることは、重要なファイルを管理する上で非常に便利な方法です。左側のナビゲーションパネルにある「スター付き」リンクをクリックすると、すべてのファイルが画面に表示されます。

左側のナビゲーションパネルといえば、「最近使ったファイル」リンクも便利です。ファイルやフォルダがアルファベット順に一覧表示されるのではなく、どのフォルダでも最近作業したファイルが表示され、アクセスする必要があるファイルもすぐに確認できます。

特定のファイルで他のユーザーと共同作業している場合は、「承認待ち」または「私がリクエスト」のチェックボックスを使ってファイルを絞り込むことができます。また、何らかのフォローアップが必要なファイル（対応が必要な項目を含むドキュメントなど）を見つけることもできます。どのファイルに注意を払う必要があるかを確認したい場合は、これらのオプションが役立ちます。

検索フィルターダイアログで「検索」ボタンをクリックすると、検索チップで該当する項目（ファイルの種類など）が選択されていることがわかります。その後、検索チップに表示されるオプションを使用して、フィルターを変更または削除したり、フィルターを追加したりできます。

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