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最初の電子メールが送られたのは1971年。それから7年後、最初のスパムメール（コンピュータのセール広告）が受信トレイに届きました。しかし、当時はもっとシンプルな時代でした。
今、あなたの受信トレイはきっと散らかっているでしょう。でも、そんな状態になる必要はありません。シンプルなAIシステムが（ほぼ）受信トレイからスパムメールを一掃してくれたので、理論上は誰もが果てしなく押し寄せるメールの洪水を制御できるはずです。でも、そんな可能性は低いでしょう。
メールの最大の問題は、人間の行動に起因します。すべてのメッセージに必ず「全員に返信」する同僚、登録したにもかかわらず読まない無数のニュースレター、実際の会話で十分なのに短いメールを送ってくる人など。つまり、メールが多すぎるのです。
受信トレイがパンクするのを防ぐ方法は数多くありますが、最も広く普及しているのは「受信トレイゼロ」です。受信トレイにメールを残さないという概念はシンプルですが、実際にそれを実現しようとするとなかなか難しいものです。しかし、今ならまだしも。この記事を読み進めて、受信トレイゼロの至福の時代へ踏み出しましょう。
整理整頓する
受信トレイをゼロにするための道に進む前に、整理整頓のためにいくつかやるべきことがあります。これらを実践すれば、メールの数を減らし、長期的に維持することができます。
リフレッシュ：未読メールが数千通もあるようなひどい人なら、受信トレイゼロのマニアになる前に、まずは整理整頓が必要です。大量のメールはまとめてアーカイブするか削除しましょう。重要なメールであれば、また届くはずです。
フォルダをいくつか作成する：受信トレイをゼロにするには、受信トレイから不要なものを取り出し、別の場所に移動させることが重要です。頻繁にメッセージを受け取る案件ごとにフォルダを作成しましょう。例えば、「返信済み」フォルダと「同僚」フォルダを分けて作成するなどです。
フィルタリングを始めましょう： Outlook、Gmail、その他多くの信頼できるメールクライアントでは、フィルタリング機能やルールの作成が可能です。定期的にメールを送信する相手には、これらの設定を行ってください。上司からのメッセージにフラグを設定するのも良いでしょう。ニュースレターを自動的に特定のフォルダに移動して、不要なメールを整理することも可能です。
購読解除：受信トレイをすでに放置しているなら、メールの購読も管理が行き届いていない可能性があります。iPhoneやiPadのiOSメールアプリでは、メーリングリスト経由で受信したメールの上部に購読解除オプションが表示されます。あるいは、Unroll.meを使えば一括で購読解除できます（ただし、顧客データを販売していたという疑わしい経歴があります）。安全を期したい場合は、手動で行うことをお勧めします。
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物事に対処する
受信トレイが整理され、できればゼロになったら、日々の受信トレイ管理を始めましょう。メールの数を簡単に減らすための重要なステップとプロセスがいくつかあります。
物事を動かし続ける：マーリン・マンの『Getting Things Done』を参考に、受信箱ゼロとは受信箱にメッセージを残さないことです。受信箱はメッセージを溜めておく場所ではありません。新しいメッセージが届いたとき、あるいは溜まっているメールを整理するのに時間がかかったときは、その瞬間に処理するべきです。
返信：返信に5分もかからないメッセージ（ほとんどのメッセージは5分以内で返信できます）であれば、すぐに返信しましょう。返信にもっと時間を要するメッセージや、少し調べる必要があるメッセージは、後で返信するために保存しておきましょう。さらに整理したい場合は、より深く考え、対応が必要なメール専用のフォルダを作成するのも良いでしょう。
対応策：すぐに返信できない場合は、別の方法で対処する必要があります。対応方法は自由ですが、まずは受信トレイから削除することを優先してください。メールに別のタスクが必要な場合は、ToDoリストに追加することもできます。自分宛のメッセージでない場合は、返信できそうな人に直接転送しましょう。
あるいは、Microsoft OutlookやAstroなどのサードパーティ製メールクライアントでは、メールをスヌーズする機能があります。この機能を使うと、メールは受信トレイから任意の時間に移動されます。合理的な方法としては、1日のうち1時間を確保してメールに返信し、5分以内に返信できない受信メッセージはすべてスヌーズするという方法があります。
違った考え方をする
受信トレイをゼロにするには、整理整頓するだけではありません（もちろん、それも重要な要素ではありますが）。メールに対する考え方を変えることで、未読メールの数を減らすこともできます。
簡潔に：ほとんどのメール、特に知り合いとのメールは、形式ばった表現にする必要はありません。決まりきった挨拶や同僚へのお祝いの言葉はやめて、短いメッセージを送りましょう。メールをテキストメッセージのように捉えることで、返信にかかる時間を短縮できます。
メールは不要：メールを送る必要があるでしょうか？ 相手が同じオフィスにいる場合は、直接会って話してみましょう。そうでない場合は、電話をかけてみましょう。簡単な問題であれば、メールを使わずに対処できます。社内メッセージシステムを導入するという選択肢もあります。Slackってご存知ですか？
安心してください。どんなに厳格なInbox Zero（受信箱ゼロ）主義者でも、常に受信箱が空っぽというわけではありません。忙しい時はメールを優先できないこともありますが、それはそれで構いません。Inbox Zeroとは、数字のゼロを厳格に守ることと同じくらい、整理整頓してメールに圧倒されないようにすることです。つまり、Inbox Zeroとは心の状態なのです。
さあ、深呼吸して、そのメールを全部削除しろよ、強打者。
この記事はWIRED UKで最初に公開されました。
